Neuerungen

Navigation und Werkzeuge

In diesem Kapitel werden zentrale Werkzeuge und Neuerungen gegenüber dem bisherigen System FIBS 1 vorgestellt. Die konkrete Verwendung dieser Neuerungen wird in den folgenden Kapiteln ausführlich beschrieben.

Nach dem Login zu FIBS 2 erfolgt die weitere Navigation stets über die Startseite. Die Startseite erreichen Sie zu jederzeit über „Home“ in der Menüleiste oben rechts (siehe Bild 1).
Die Startseite ist wie folgt aufgebaut (siehe Bild 2):

Im oberen Bereich der Startseite (rot umrahmt) können Sie die Organisationseinheiten OEs Ihrer Organisation wechseln, soweit weitere OEs für Ihre Organisation eingerichtet sind. Andernfalls entfällt die Auswahlmöglichkeit. Sofern Sie Mitglied mehrerer Organisationen sind, kann auch die Organisation über dieses Auswahlfeld gesteuert werden.

Im mittleren Bereich der Startseite (grün umrahmt) sehen Sie sechs Kacheln. Innerhalb jeder Kachel sind mehrere Menüpunkte angeordnet, die zu unterschiedlichen Funktionsseiten führen. Weitere Informationen hierzu folgen im nächsten Kapitel.

Im unteren Bereich der Startseite (orange umrahmt) werden Mitteilungen angezeigt. Diese werden automatisch erzeugt, wenn gewisse Fristen oder Ereignisse erreicht sind, und dienen dem Nutzer als Erinnerung. Innerhalb einer Mitteilung ist in der Regel ein Link eingebunden, der auf den betreffenden Lehrgang referenziert.

Das wichtigste Werkzeug von FIBS 2, das Ihnen an vielen Stellen begegnen wird, sind Listen. Die Listen haben strukturell stets den gleichen Aufbau:

Im oberen Bereich der Liste (rot umrandet) sind die Überschriften der einzelnen Spalten angezeigt. Die grünen Pfeile neben jeder Überschrift erlauben das Sortieren in auf- bzw. absteigender Reihenfolge.

Im mittleren Bereich der Liste (grün umrandet) sind Filterfelder angeordnet. Durch Eingabe einzelner Begriffe in ein oder mehrere Filterfelder können Sie innerhalb dieser Spalte gezielt suchen. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter oder durch Klicken auf die Schaltfläche „Ergebnisse einschränken“.

Im unteren Bereich der Liste (orange umrandet) befinden sich die eigentlichen Listeneinträge. Bei einigen Tabellen sind zu einem Datensatz (Zeile) auch Aktionen möglich. Diese Aktionen sind in der letzten Spalte der Liste zu finden. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit einen Datensatz zu bearbeiten ..., zu löschen ... oder Details aufzurufen ....

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Datenmodell der Lehrgangsverwaltung

In FIBS 1 war ein Lehrgang stets als Einzelveranstaltung ausgelegt. Ein Anbieter von sequenziell aufeinander aufbauenden Lehrgängen musste diese einzeln anlegen und über Referenzierungen im Titel oder der Beschreibung miteinander verknüpfen.

FIBS 2 arbeitet mit einem grundsätzlich anderen Datenmodell: Es bietet die Möglichkeit, mehrere zusammengehörige Veranstaltungen zu bündeln. Der zugehörige Begriff für dieses Bündel ist Maßnahme. Eine Maßnahme dient als Container und kann eine oder mehrere Lehrgangsveranstaltungen zu einer Sequenz zusammenführen. Der zugehörige Begriff für einen Lehrgang ist Veranstaltung. Die Veranstaltungen sind sozusagen Bausteine innerhalb der Container. Im Folgenden werden nach Möglichkeit zur Klarstellung nur die Begriffe Maßnahme und Veranstaltung verwendet.

Eine Sequenz aus beispielsweise zwei Veranstaltungen kann damit mit einer einzigen Maßnahme erfasst werden (siehe Bild).

Eine Einzelveranstaltung in FIBS wurde durch Eingabe mehrerer Angaben erzeugt, z. B. durch Titel, Beschreibung, Ort oder Datum. Diese Angaben werden nun sinnvoll auf Maßnahme und Veranstaltung verteilt, sodass Maßnahme und Veranstaltung unterschiedliche Beschreibungen erfassen. Man kann dies als Etikett auf dem Container und als Etikett auf jedem Baustein verstehen: Mit der Maßnahme werden die allgemeinen und übergreifenden Daten der Sequenz erfasst, beispielsweise der Titel und die Beschreibung, die Schlagwörter, die maximale Teilnehmerzahl, ob eine Einschreibung möglich ist und die Liste aller Bewerber. Jede Veranstaltung dagegen beinhaltet alle zur Durchführung dieser Einzelveranstaltung relevanten Daten, z. B. Titel, Bemerkungen, Beginn und Ende der Veranstaltung und die Teilnehmerliste.

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Rollen und Berechtigungen

In FIBS 2 erhalten alle Nutzer, die mit dem System arbeiten möchten, personalisierte Zugangsdaten. Daher benötigen auch alle Mitarbeiter einer Organisation eigene Zugangsdaten und Berechtigungen. Jedem Mitarbeiter können über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept von Seiten des Administrators die für seine Tätigkeit relevanten Berechtigungen zugewiesen werden.

Die Rechtevergabe unterscheidet Berechtigungen, Rollen und Gruppen:

  • Eine Berechtigung beschreibt die unterste Ebene dieser Struktur und beinhaltet ein konkretes Recht, eine gewisse Seite aufzurufen oder eine Aktion ausführen zu können. FIBS 2 unterscheidet aktuell ca. 700 Berechtigungen, beispielsweise die Berechtigung “Bewerber aus einer Maßnahme löschen”.
  • Aufgrund der hohen Anzahl von Berechtigungen macht es Sinn, mehrere Berechtigungen zusammenzufassen zu einer sog. Rolle. Dabei kann eine Berechtigung auch in mehreren Rollen Verwendung finden. Derzeit existieren eine Vielzahl unterschiedlicher Rollen. Diese bündeln meist mehrere Berechtigungen innerhalb der Funktionen einer Kachel, beispielsweise die Rolle “Verwaltung” aus dem Modul Veranstaltungen.
  • Gruppen wiederum bilden eine Sammlung einer oder mehrerer Rollen, wobei auch hier eine Rolle in mehreren Gruppen verwendet werden kann. Dadurch ist mit einer Gruppe auch eine Vielzahl an Berechtigungen verbunden. Eine Gruppe heißt beispielsweise “Lehrgangsverwaltung”.

Wenn man die Gruppe als eine Art von „Tätigkeitsbeschreibung“ innerhalb einer Organisation versteht, dann wird der Vorteil dieses rollenbasierten Berechtigungskonzepts sehr deutlich. Die richtige Gruppe umfasst alle Berechtigungen, die mit dieser Tätigkeit verbunden sind. Somit kann man sehr leicht – durch Zuweisung von Mitarbeitern zu einer bestimmten Gruppe – die Berechtigungen an einer Organisation zuweisen und verwalten.

Alle Rollen und Berechtigungen sind in FIBS 2 vordefiniert und nicht veränderbar, sehr wohl aber die Gruppen. Neben den voreingestellten Gruppen können Sie weitere, selbstdefinierte Gruppen ergänzen oder entfernen (siehe Kapitel 6).

Gruppe Voreingestellte Gruppe für ...
Administration alle Anbieter
Lehrgangsverwaltung alle Anbieter
Fachmitarbeiter Regierung, MB-Dienststelle, Schulberatungsstellen, zentrale staatliche Institute
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Aufbau der Organisation

Unter Organisationen versteht FIBS 2 die Gesamtheit aller Fortbildungs-Anbieter und aller Schulen in Bayern. Eine Gesamtliste aller Organisationen kann unter der Kachel „Anbieter & Schulen“ > „Liste anzeigen“ dargestellt werden (siehe Bild).

Jede Organisation besitzt in dieser Liste ein Kürzel und einen Namen. Das Kürzel eines Anbieters besteht dabei stets aus einem vorangestellten Buchstaben und einer dreistelligen Zahl. Der Buchstabe weist auf die Art des Anbieters bzw. der Dienststelle hin, die dreistellige Ziffer identifiziert den Anbieter eindeutig.

Buchstabe im Kürzel Anbieterart / Dienststelle
A Allgemeine Behörden
H Hochschulen
M MB-Dienststellen
S Staatliche Schulämter
Z Berufliche Schulzentren
E Externe Anbieter

Die Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung ist beispielsweise ein Anbieter mit dem Kürzel A211.

Schulen sind mit ihrer Schulnummer als Kürzel hinterlegt und besitzen damit keinen vorangestellten Buchstaben.

Am Beispiel der Organisation 1 sollen auch kurz die Daten erläutert werden, die zu jeder Organisation angezeigt werden (siehe Bild 2). Diese umfasst neben Kürzel und Titel die E-Mailadresse, die Schulart, Anschrift und Telefon bzw. Faxnummern. Diese Datenfelder können vom Administrator unter der Kachel „Anbieter & Schulen“ > „Eigene Organisation“ für die eigene Organisation angepasst werden.

Jede Organisation kann in FIBS 2 auch weiter strukturiert bzw. gegliedert werden – durch sogenannte Organisationseinheiten (OE). Eine Organisationseinheit ist dabei nichts anderes als eine Abteilung innerhalb einer Organisation.

Jede Organisation kann eine beliebige Anzahl von Organisationseinheiten anlegen, soweit dies sinnvoll erscheint. Diese können reale Strukturen widerspiegeln (z. B. Sachgebiete im Bereich der Regierungen, Lehrstühle im Bereich der Hochschulen), Gruppierungen innerhalb einer Organisation darstellen (z. B. Sekretariat, Leitung) oder Zuständigkeiten abbilden (z. B. OEs zu einzelnen Schularten).

Jede Organisationseinheit besitzt auch eine Leitung und dieser zugeordnet ggf. mehrere Mitarbeiter. Dabei können die Mitarbeiter auf eine oder mehrere Organisationseinheiten verteilt werden. Sind Mitarbeiter mehreren Organisationseinheiten zugeordnet – im Beispiel Mitarbeiter C – so kann der Mitarbeiter sehr leicht über die Startseite zwischen den Abteilungen wechseln. Ein Logout ist dafür nicht nötig.

Hinweis: Bitte legen Sie in FIBS 2 vorerst keine zusätzlichen Organisationseinheiten an, die nicht auch in FIBS 1 bereits existieren. Lehrgänge aus zusätzlichen Organisationseinheiten können aktuell nicht mit FIBS synchronisiert werden.

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Texteditor & Textbausteine

FIBS 2 bietet als neues Werkzeug einen leistungsfähigen Texteditor an. Dieser Texteditor wird an zahlreichen Stellen im System angeboten, beispielsweise bei der Beschreibung von Maßnahmen/Veranstaltungen, bei der Versendung von E-Mails, bei der Programmerstellung oder bei der Fragebogenerstellung.

Wichtig: Solange die Veranstaltungsdaten mit FIBS 1 synchronisiert werden, werden einzelne Texteditoren mit lediglich reduziertem Funktionsumfang angeboten. Mit der Abschaltung von FIBS 1 werden alle Editoren vollumfänglich einsetzbar sein.

Der Aufbau des Texteditors ist stets der gleiche: Im oberen Bereich (rot markiert) befinden sich die Menüleiste mit allen Funktionen. Unten rechts befindet sich ein Pfeil, mit dessen Hilfe die Feldgröße des Editors verändert werden kann.

Innerhalb der Menüleiste können drei Funktionsbereiche unterschieden werden: Bearbeitung, Textbausteine und Textformatierung.

Bearbeitung (orange markiert):

Mit diesen Funktionen können Sie Texte ausschneiden, kopieren, einfügen oder aus Word übernehmen. Mit den Pfeiltasten können Sie Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen. Sie können hier Links einbinden, Anker, Tabellen und Sonderzeichen einfügen.

Textbausteine (dunkelblau markiert):

Diese Schaltfläche ermöglicht das Übernehmen von Textbausteinen in den Texteditor. Diese Textbausteine müssen zuvor erfasst und für die Verwendung an dieser Stelle verfügbar gemacht werden. Die Erfassung und Verwendung von Textbausteinen wird im Kapitel 7 erläutert.

Textformatierungen (grün markiert):

Hier können Sie, wie aus anderen Textverarbeitungsprogrammen gewohnt, Ihren Text formatieren, d. h. die Schriftart formatieren, Aufzählungszeichen einfügen, die Textausrichtung ändern oder Formatvorlagen verwenden.

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