Rechtevergabe

Rechtevergabe — Einleitung

Welche Daten Nutzer in FIBS 2 sehen und bearbeiten können, ist abhängig von ihren Berechtigungen. Eine wichtige Aufgabe als Administrator Ihrer Organisation ist es, Ihren Organisationsmitgliedern diese Berechtigungen zuzuweisen.

Hierbei erfolgt die Zuweisung indirekt über sogenannte Gruppen.

Nutzer sind Mitglieder von Gruppen, welche mit verschiedenen Rollen verknüpft sind. Jede Rolle wiederum ist eine Zusammenfassung von Berechtigungen.

Zuweisung von Berechtigungen

Die Berechtigungsstruktur der Mitglieder Ihrer Organisation sollte in einer bestimmten Reihenfolge in FIBS 2 angelegt werden:

  1. Neue Gruppen anlegen
  2. Jeder Gruppe die erforderlichen Rollen zuweisen
  3. Mitglieder Ihrer Organisation zu diesen Gruppen hinzufügen

Da Organisationen oftmals ähnliche Berechtigungsstrukturen haben, sind in FIBS 2 bereits einige Gruppen für Ihre Organisation voreingestellt. Diesen Gruppen können Sie direkt Mitglieder Ihrer Organisation zuweisen und in diesem Fall erübrigen sich Schritt 1 und 2 der obigen Aufzählung.

In diesem Kapitel

Im nächsten Unterkapitel wird zunächst genauer auf die Rollenstruktur und Berechtigungen eingegangen. Danach werden die in FIBS 2 bereits voreingestellten Gruppen erläutert. Sofern diese den Ansprüchen Ihrer Organisation genügen, können Sie die beiden nachfolgenden Kapitel überspringen. Diese stellen dar, wie eine Gruppe angelegt werden kann, beziehungsweise wie dieser Gruppe Rollen zugewiesen werden können. Im letzten Unterkapitel wird beschrieben, wie Mitglieder zu dieser Gruppe hinzugefügt werden können.

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Rollenstruktur und Berechtigungen

Jede Berechtigung ist eine lesende oder schreibende Zugriffsmöglichkeit auf einen Datenbereich.

Beispiele für Berechtigungen:

  • Nutzersuche (lesender Zugriff auf Nutzerdaten)
  • Hinzufügen eines Programmpunkts zu einer Veranstaltung (schreibender Zugriff auf Veranstaltungsdaten)

Eine Rolle ist eine Zusammenfassung mehrerer Berechtigungen.

Eine Übersicht über alle Rollen erhalten Sie im Zusatzdokument „Kurzbeschreibung der Rollen“.

Die Auswahl an Kacheln und Menüpunkten, die Nutzer in FIBS 2 sehen, hängt von ihren Berechtigungen ab. Falls ein Nutzer Mitglied von mehreren Organisationen bzw. Organisationseinheiten ist, ist die Kachel- und Menüpunktanzeige zusätzlich von der ausgewählten Organisation bzw. Organisationseinheit auf der Startseite abhängig. (Bild 1)

Beispielsweise ist „Person 1“ als Administrator Mitglied in Organisation 1 und als Lehrgangsverwalter Mitglied in Organisation 2. Dementsprechend verändert sich die Kachel- und Menüpunktanzeige hier je nach Auswahl der Organisation auf der Startseite. (Bild 2, Bild 3)

Die Kacheln auf Ihrer Startseite symbolisieren verschiedene Datenbereiche: Nutzerdaten, Organisationsdaten, Veranstaltungsdaten und Feedbackdaten.

Rollen sind zur Übersichtlichkeit einem der folgenden Module zugeordnet, je nach Datenbereich: Modul Nutzer, Modul Organisation, Modul Veranstaltungen und Modul Feedback.

Die Kacheln auf Ihrer Startseite entsprechen im Wesentlichen einem Modul. Sollten bei einem Mitglied Ihrer Organisation bestimmte Menüpunkte nicht sichtbar sein, können Sie anhand der Kachel ersehen, aus welchem Modul diesem Mitglied Rollen fehlen.

Im Modul Nutzer sind die Rollen hierarchisch gegliedert: Eine übergeordnete Rolle besitzt alle Berechtigungen einer ihr untergeordneten Rolle, sowie darüber hinausgehende Berechtigungen.

Die Rolle Anwendung kann die eigenen Nutzerdaten1 bearbeiten.

Die Rolle Anzeige kann zusätzlich die persönlichen Daten anderer Nutzer anzeigen.

Die Rolle Verwaltung kann zusätzlich die persönlichen Daten anderer Nutzer bearbeiten.

Die Rolle Organisations-Administration kann zusätzlich Berechtigungen vergeben, d.h. Rollen und Nutzer zu Gruppen zuordnen. Zudem kann diese Rolle Referentendaten bearbeiten.

Im Modul Organisation sind die Rollen hierarchisch gegliedert.

Die Rolle Statistik hat Zugriff auf automatisch generierte Berichte. Verschiedene Berichte hinsichtlich Bewerbern, Teilnehmern und Lehrgängen sind verfügbar — beispielsweise die Anzahl der Veranstaltungsteilnehmer in einem bestimmten Zeitraum.

Die Rolle Administration besitzt alle Berechtigungen der Rolle „Statistik“, kann aber darüber hinaus Organisationseinheiten Ihrer Organisation anlegen und die Checkliste für die Veranstaltungen Ihrer Organisation spezifizieren. Weiterhin kann diese Rolle Daten zu Nutzern, Gruppen, Rollen und Berechtigungen anzeigen, Textbausteine und E-Mail-Vorlagen erstellen sowie Lehrgangsorte bearbeiten.

Im Modul Veranstaltungen stehen nicht alle Rollen in einer direkten Hierarchie zueinander: teilweise verfügen Rollen über Berechtigungen, die ihnen eigen sind.

Die Rolle Anwendung kann nach Lehrgängen suchen, Bewerbungen einreichen und diese Bewerbungen sowie Teilnahme-Bescheinigungen und Teilnehmerlisten anzeigen. Diese Rolle teilt sich mit keiner der anderen Rollen aus dem Modul „Veranstaltungen“ ihre Berechtigungen.

Zwei andere Rollen aus dem Modul „Veranstaltungen“ sind dagegen durchaus mit einer dritten Rolle hierarchisch verbunden.

Die Rolle Statistik kann Planzahlen für die Lehrgangswoche und Statistiken anzeigen.

Diese Berechtigungen besitzen die Rolle Verwaltung nicht, stattdessen ist es ihr möglich, nach Lehrgängen zu suchen, sie anzuzeigen, neu zu erfassen und zu importieren. Zudem kann diese Rolle die Checklisten-Punkte bearbeiten und lehrgangsspezifische Schlagworte vergeben. Außerdem kann sie nach Nutzern suchen, diese neu erfassen und Teilnehmer- sowie Referenten-Historien anzeigen.

Die Rolle Administration verfügt über alle Berechtigungen der Rollen „Statistik“ und „Verwaltung“. Zusätzlich kann diese Rolle auch globale Schlagworte, Reports und Fächer definieren.

Auch im Modul Feedback stehen die beiden Rollen nicht in einer direkten Hierarchie zueinander.

Die Rolle Verwaltung kann Fragebögen auswerten und lehrgangsspezifische Fragebogenbestandteile4 definieren. Zudem kann diese Rolle Zugriffscodes generieren und an die Teilnehmer eines Lehrgangs versenden. Zu beachten ist hierbei, dass diese Rolle stets in Kombination mit der Rolle „Verwaltung“ aus dem Modul „Veranstaltungen“ vergeben werden sollte, da ansonsten der Zugriff auf die Veranstaltungs-Checkliste blockiert wäre. Infolgedessen würde auch der Zugriff auf die Bearbeitungsmöglichkeiten des Fragebogens einer Veranstaltung verwehrt bleiben.

Ebenso wie die Rolle „Verwaltung“ ist die Rolle Administration berechtigt, Fragebögen auszuwerten. Weiterhin kann diese Rolle generelle Fragebogenbestandteile5 spezifizieren und die so entworfenen Vorlagen mit Lehrgangsarten verknüpfen.

1Diese Nutzerdaten umfassen Adresse, Organisation, Konto, Vivanummer und Passwort.
4Ein Fragebogen kann variable Bestandteile haben, d. h. Fragen und Antwortmöglichkeiten, die speziell für einen Lehrgang definiert werden.
5Ein Fragebogen kann globale Bestandteile haben, d.h. Fragen und Antwortmöglichkeiten, die für alle Lehrgänge einer Lehrgangsart definiert werden.

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Voreingestellte Gruppen

In FIBS 2 sind bereits einige Gruppen voreingestellt. Den Gruppen „Bewerber“, „Mitarbeiter“ und „Kunden“ werden automatisch Mitglieder Ihrer Organisation zugeordnet - hierbei sollten keine Änderungen vorgenommen werden. Hingegen können Sie den Gruppen „Lehrgangsverwaltung“, „Administration“ sowie (gegebenenfalls) „Fachmitarbeiter“ manuell Mitglieder zuweisen.

Die Gruppe Bewerber besitzt keine Rollen und damit auch keine Berechtigungen. Ihr werden automatisch alle Nutzer zugewiesen, die sich selbst in FIBS 2 für Ihre Organisation neu registriert haben und deren Organisationszugehörigkeit noch nicht von Ihnen bestätigt wurde.

Sobald Sie die Organisationszugehörigkeit von Nutzern aus der Gruppe Bewerbern bestätigt haben, werden diese automatisch der Gruppe Mitarbeiter zugewiesen. Diese Gruppe besitzt die Rolle „Anwendung“ aus dem Modul „Nutzer“.

Die Gruppe Kunden verfügt, ebenso wie die Gruppe Bewerber, weder über Rollen noch Berechtigungen. Ihr werden automatisch alle Nutzer zugewiesen, die von Ihnen selbst erfasst wurden. Diese Gruppe kann Nutzer verwalten, die keine eigenen Eingaben in FIBS 2 tätigen, aber dennoch für Ihre Organisation vermerkt sein sollten - wie das beispielsweise bei Referenten der Fall sein sollte.

Während den bisher genannten Gruppen automatisch vom System Nutzer zugewiesen werden, erfolgt die Zuweisung bei den nachfolgend genannten Gruppen nur manuell.1

Die Gruppe Lehrgangsverwaltung umfasst mehrere Rollen, die zur Bearbeitung von Lehrgangsdaten und lehrgangsspezifischen Fragebogenbestandteilen sowie zur Anzeige von Nutzerdaten dienen. Hierzu zählen die Rolle „Verwaltung“ aus dem Modul „Veranstaltungen“, die Rolle „Verwaltung“ aus dem Modul „Feedback“ und die Rolle „Anzeige“ aus dem Modul „Nutzer“.

Rollen, welche die Bearbeitung von Nutzer- und Organisationsdaten sowie die Festlegung von Checklisten, Textbausteinen, globalen Fragebogenbestandteilen2 u. ä. erlauben, sind in der Gruppe Administration gebündelt. Dazu gehören die Rolle „Administration“ aus dem Modul „Veranstaltungen“, die Rolle „Organisations-Administration“ aus dem Modul „Nutzer“, die Rolle „Administration“ aus dem Modul „Veranstaltungen“ und die Rolle „Administration“ aus dem Modul „Feedback“.

Die Gruppe Fachmitarbeiter, die ausschließlich Lehrgangsdaten bearbeiten darf, ist nur für einzelne Organisationen voreingestellt. Sie verfügt über die Rolle „Verwaltung“ aus dem Modul „Veranstaltungen“.

1 Wie einer Gruppe Nutzer zugewiesen werden können, wird im letzten Unterkapitel von Kapitel 6 erläutert.
2 Global bedeutet hier über alle Veranstaltungen Ihrer Organisation hinweg.

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Gruppe anlegen

Auf Ihrer Startseite befindet sich die Kachel „Nutzer“.

Nach Auswahl des Menüpunkts „Gruppen verwalten“ können Sie bei Klick auf ... eine neue Gruppe anlegen.

In dem sich öffnenden Formular kann die neue Gruppe zunächst mit einem Namen sowie einer Beschreibung versehen und abgespeichert werden.

Anschließend sehen Sie die neu angelegte Gruppe unter dem Abschnitt „Verwaltung der Gruppen“ (im Formular „Gruppen verwalten“).

Der neuen Gruppe können nun noch Rollen und Mitglieder zugewiesen werden.

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Rollen zuweisen

Im Abschnitt „Verwaltung der Gruppen“ (innerhalb des Menüpunkts „Gruppen verwalten“) befinden sich rechts auf Höhe des Gruppennamens die Symbole ... und ..., welche zum Bearbeiten bzw. zum Löschen der Gruppe dienen.

Bei Klick auf ... gelangen Sie auf die Seite „Gruppe bearbeiten“. (Bild 1)

Hier können der soeben in Kapitel 06_04 angelegten „Testgruppe Lehrgangsverwaltung“ verschiedene Rollen zugewiesen werden. Über die Schaltfläche ... öffnet sich eine neue Seite mit einem Auswahlfeld für Rollen. Das Hinzufügen einer neuen Rolle können Sie mit „Speichern“ bestätigen. (Bild 2)

Der Abschnitt „Rollen“ (im Formular „Gruppe bearbeiten“) gibt eine Übersicht über alle Rollen, die bisher der Gruppe zugeordnet wurden. Mit Klick auf ... rechts auf Höhe eines Rollennamens können Sie die entsprechende Rolle wieder aus der Gruppe entfernen.

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Mitglied einer Gruppe hinzufügen

Im Formular „Gruppe bearbeiten“, das im vorigen Kapitel aufgerufen wurde, können Sie neben Rollen auch Mitglieder Ihrer Organisation zu der Gruppe hinzufügen. (Bild 1) Bei Klick auf die Schaltfläche ... öffnet sich eine neue Seite mit einem Auswahlfeld für Nutzer, einem Auswahlfeld für die Organisationseinheit sowie Checkboxen für die Merkmale „Vertretung“ und „Aktiviert“. Das Hinzufügen eines neuen Nutzers können Sie mit „Speichern“ bestätigen. (Bild 2) Der Unterpunkt „Mitglieder“ (im Formular „Gruppe bearbeiten“) gibt eine Übersicht über alle Nutzer, die bisher der Gruppe zugeordnet wurden. Mit Klick auf ... rechts auf Höhe eines Nutzernamens können Sie den entsprechenden Nutzer wieder aus der Gruppe entfernen.

Die Gruppe „Lehrgangsverwaltung“ verfügt unter anderem über die Rolle Verwaltung aus dem Modul „Veranstaltungen”. Diese Rolle enthält von der Organisationseinheit abhängige Berechtigungen.

Falls manche Nutzer für mehrere Organisationseinheiten Lehrgänge und lehrgangsspezifische Fragebogenbestandteile bearbeiten sollen, sollten sie für jede der gewünschten Organisationseinheiten als Gruppenmitglied zu der voreingestellten Gruppe „Lehrgangsverwaltung“ hinzugefügt werden. Dies gilt natürlich nur für den Fall, dass Sie für Ihre Organisation verschiedene Organisationseinheiten in FIBS 2 eingerichtet haben.

Mit der Checkbox „Vertretung“ können Sie kennzeichnen, dass Mitarbeiter nicht regulär für eine Organisationseinheit über die entsprechenden Berechtigungen verfügen sollen. Solange nur die Checkbox „Vertretung“ markiert, die Checkbox „Aktiviert“ aber nicht markiert ist, besitzen Nutzer nicht die entsprechenden Berechtigungen. Um Nutzer in einer Gruppe als aktive Vertretung für eine Organisationseinheit zu autorisieren, müssen beide Checkboxen markiert sein.

Die Markierung der Checkboxen können Sie jederzeit bei Klick auf ... rechts auf Höhe des Nutzernamens (im Formular „Gruppe bearbeiten“) ändern.

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