Einleitung
In FIBS 2 ist es möglich, einzelne Veranstaltungen zu einer Maßnahme zu bündeln. Diese Zusammenfassung von verschiedenen Veranstaltungen erlaubt es Ihnen, die Teilnehmer der einzelnen Veranstaltungen jeweils aus demselben Bewerberkreis auszuwählen. Insbesondere bei inhaltlich aufeinander aufbauenden Veranstaltungen kann dies sinnvoll sein.
Der erste Schritt zur Erfassung einer Veranstaltung in FIBS 2 ist stets die Erfassung einer Maßnahme. Hierbei wird automatisch auch die erste Veranstaltung der Maßnahme angelegt. Optional können später noch weitere Veranstaltungen zu dieser Maßnahme hinzugefügt werden.
Die potentiellen Teilnehmer bewerben sich auf die Maßnahme und nicht auf die Veranstaltung. Aus diesem Bewerberkreis können Sie (nach durchlaufenem Genehmigungsprozess) die Teilnehmer für die einzelnen Veranstaltungen aussuchen und zulassen. Der Teilnehmerkreis kann sich von einer Veranstaltung zu einer anderen Veranstaltung derselben Maßnahme unterscheiden — er entstammt jedoch stets demselben Bewerberkreis.
Für die weitere Veranstaltungsvorbereitung und -nachbereitung stellt FIBS 2 eine Checkliste zur Verfügung, die durch Statuselemente 
mit teilweise grünen Häkchen jeweils anzeigt, welche Vorgänge bereits bearbeitet wurden und welche noch anstehen.
Innerhalb der Veranstaltungs-Checkliste ist es Ihnen unter anderem möglich...
- ... Teilnehmer aus dem Bewerberkreis auszuwählen.
- ... Programmpunkte inklusive der jeweiligen Referenten zu erfassen.
- ... das fertige Programm als PDF-Datei zu exportieren und gemeinsam mit einem Einladungsschreiben an die ausgewählten Teilnehmer zu versenden.
- ... Absagen an die nicht ausgewählten Teilnehmer zu versenden.
- ... Einladungen an die Referenten zu versenden.
- ... veranstaltungsspezifische Fragebogenbestandteile zu erstellen.
- ... Zugriffscodes zum Fragebogen an die Teilnehmer zu versenden.
- ... sich eine Übersicht der Befragungsergebnisse anzeigen zu lassen.
- ... verschiedene Dokumente wie Teilnehmerlisten und Tischkarten generieren zu lassen.
- ... Referenten- und Teilnehmer-Bescheinigungen generieren zu lassen und diese zu versenden.
In den folgenden Unterkapiteln werden alle Schritte der Bearbeitung einer Veranstaltung in FIBS 2, inkl. Vor- und Nachbereitung, anhand der Checklisten-Abschnitte Schritt für Schritt erklärt.
Übungssystem
Auf der Startseite von FIBS 2 werden Ihnen, abhängig von Ihren Berechtigungen, eine unterschiedliche Auswahl an Kacheln und Menüpunkten angezeigt.
Im Folgenden ist die Startseite eines Administrators der Organisation (fünf Kacheln) und eines Lehrgangsverwalters (drei Kacheln) abgebildet.
Im weiteren Verlauf werden exemplarisch Personen des Übungssystems mit ihren Berechtigungen beschrieben:
- Person 1 in unserem Übungssystem agiert als Mitarbeiter einer Dienststelle mit Administrationsberechtigungen und
- Person 3, Person 6 und Person 10 sind als Lehrgangsverwalter angelegt.
Im Übungssystem können Sie Aktionsmöglichkeiten der Personen nachvollziehen. Die oben genannten Personen finden Sie in allen 31 Organisationen des Übungssystems.
Zur Erinnerung: Das Übungssystem wird jede Nacht auf den Ausgangszustand zurückgesetzt.
Loggen Sie sich als Person 1 und anschließend als Person 3 (ersatzweise als Person 6 oder Person 10) im Übungssystem ein.
Hinweise (siehe auch Zusatzdokument „Übungssystem“):
Wählen Sie bitte die Organisation aus, welche Ihrem Geburtstag entspricht. Beispiel: Bei einem Geburtstag am 24.05.1971 sollte Organisation 24 ausgewählt werden.
Im konkreten Beispiel (Geburtstag am 24.) sind also folgende Nutzernamen zu verwenden: person1@org24.de und person3@org24.de (bzw. person9@org24.de oder person10@org24.de). Vergleichen Sie, wie die Startseiten sich je nach Nutzername unterscheiden.
Tipp:
Falls an Ihrem Rechner zwei verschiedene Internetbrowser installiert sind, können Sie sich in einem der Browser als Person 1 und im anderen Browser als Person 3 einloggen.
Bei der Verwendung eines einzigen Browsers wäre es erforderlich, sich zunächst auszuloggen, bevor Sie sich unter einem anderen Nutzernamen wieder einloggen.
