Lehrgang erstellen - Teil 1
Falls Sie Mitglied in mehreren Organisationen bzw. mehreren Organisationseinheiten einer Organisation sind, so müssen Sie zunächst entscheiden, für welche Organisation(seinheit) Sie nun Lehrgänge erfassen bzw. bearbeiten möchten. Diese Auswahl erfolgt über das Dropdown-Menü auf der Startseite. Im Beispiel ist Person 3 sowohl Mitglied in Organisationseinheit „0“ wie auch in Organisationseinheit „OE1_01“.
Falls Sie nur in einer Organisation und einer Organisationseinheit Mitglied sind, fehlt auf Ihrer Startseite der Abschnitt „Auswahl der Organisationseinheit“. Im Beispiel ist Person 10 nur Mitglied in Organisationseinheit „0“.
Einen neuen Lehrgang können Sie erfassen, indem Sie zunächst auf den Menüpunkt „Lehrgangsverwaltung“ in der Kachel „Lehrgänge“ klicken.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Lehrgang erfassen“, um eine neue Maßnahme zu erfassen. Sie durchlaufen nun den sog. Lehrgangsassistenten, d. h. eine mehrschrittige geführte Eingabe zur Aufnahme aller wichtigen Eckdaten. Die Lehrgangsdaten, welche Sie in diesem Formular eingeben, werden zugleich in die erste Veranstaltung übernommen. Pflichtfelder sind jeweils mit einem * markiert.
Im ersten Formular „Lehrgang erfassen“ können Sie Titel, Kurztitel, Beschreibung und gegebenenfalls URL des Lehrgangs eingeben. Falls in den IT-Systemen Ihrer Dienststelle eigene IDs für Lehrgänge hinterlegt sind und sie diese zusätzlich in FIBS hinterlegen möchten, können Sie diese hier als „Fremd-ID“ eintragen.
Im unteren Teil des Formulars können Sie die maximale Teilnehmerzahl, das Sichtbarkeitsdatum, das Anmeldeschlussdatum, sowie Beginn, Ende und Ort der ersten Veranstaltung eintragen. Die Checkbox „Einschreibung möglich” ist zu markieren, wenn die Lehrkräfte sich über FIBS bewerben sollen. Falls Sie die Teilnehmerplätze nach dem Prinzip „first come - first served” vergeben möchten, markieren Sie die Checkbox „Bewerber automatisch zum Lehrgang zulassen”. Die unter „Max. TN“ angegebene Teilnehmerzahl wird zur Fortbildung zugelassen, jede spätere Bewerbung automatisch nicht. Bei Zulassung erhalten die Bewerber eine automatisierte E-Mail, die Ablehnungen sind auf der Seite „Teilnehmer auswählen“ vorzunehmen.
Mit Klick auf „Speichern“ bestätigen Sie Ihre Angaben. Sie gelangen zum zweiten Formular „Schulart wählen“. Wählen Sie hier die vorgesehenen Schularten aus und bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klick auf „Speichern“.
Daraufhin gelangen Sie zum Formular „Schlagworte zuweisen“. Im oberen Reiter werden Ihnen die für Ihre Organisation angelegten Schlagwortkategorien angezeigt (hier: „Fach“, „Kursformat“, „Stichwort“ und „Zielgruppe“). Nach Klick auf eine Schlagwortkategorie erscheinen die für diese Kategorie angelegten Schlagworte. Wählen Sie alle zutreffenden Schlagworte in den jeweiligen Schlagwortkategorien aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „Speichern“.
Wichtig:
Bitte wählen Sie zu jedem Lehrgang eindeutige und den Lehrgang charakterisierende Schlagworte aus. Je
besser Sie den Lehrgang über Schlagworte beschreiben, desto besser kann der Lehrgang von potentiellen Teilnehmern
später über die Lehrgangssuche gefunden werden.
Lehrgangsverwalter ohne Administrationsberechtigungen können nur zwischen bestehenden Schlagworten auswählen. Um neue Schlagworte zu definieren, wenden Sie sich bitte an die Leitung Ihrer Organisation. Diese kann auf der Grundlage ihrer Administrationsberechtigungen neue Schlagwortkategorien und Schlagworte anlegen.
Lehrgang erstellen - Teil 2
Anschließend gelangen Sie zum vierten Formular „Lehrgangsleitung und Referenten auswählen“. Vorangelegt als Lehrgangsleitung ist bereits die Leitung der Organisationseinheit (hier: Person 1).
Durch Klick auf „Bearbeiten“ können Sie die Funktion sowie Anreise- und Abreisedaten von Referenten ändern und Bemerkungen hinzufügen. Durch Klick auf „Löschen“ können Sie Referenten aus der Veranstaltung entfernen.
Zusätzliche Referenten können Sie über die Referentensuche suchen und hinzufügen. Nach Eingabe einer Buchstabenfolge erhalten Sie durch Klick auf „Suchen“ eine Liste aller Referenten Ihrer Organisation, deren Namen diese Buchstabenfolge enthält. Hier wird z. B. nach „Person“ gesucht, woraufhin die beiden Referenten „Person 4“ und „Person 11“ gefunden werden.
Durch Klick auf die Lupe wird Ihnen die Referentenhistorie angezeigt.
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um neue Referenten zu der Veranstaltung hinzuzufügen. Im Beispiel wird Person 4 in der Funktion als „Co-Leitung“ zu der Veranstaltung hinzugefügt.
Mit Klick auf „Referenteneingabe beenden“ gelangen Sie zum vorletzten Formular des Lehrgangsassistenten: „Checkliste auswählen“. Wählen Sie hier aus den vorangelegten Checklistenarten die passende Checklistenart aus. Üblicherweise haben die Dienststellen folgende Checklisten, welche die jeweiligen Lehrgangsformate darstellen: „Präsenzfortbildung“, „Dienstbesprechung“ und „Auswärtslehrgang“.
Mit „Speichern” wird die Wahl des Lehrgangsformats abgeschlossen. Sie befinden sich anschließend im ersten Checklistenpunkt „Erstellung Lehrgang” der Checkliste der Veranstaltung. Die Checkliste ist für verschieden Lehrgangsformate unterschiedlich. Die Seite „Veranstaltung bearbeiten“ ist gleichzeitig das letzte Formular des Lehrgangsassistenten. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern werden Teile der Veranstaltung mit den Daten des Lehrgangs vorbelegt und können von Ihnen angepasst werden. Mit der Checkbox „Bewerber automatisch zur Veranstaltung hinzufügen und zulassen“ können Sie die Plätze der Veranstaltung automatisch mit den ersten Bewerbern belegen lassen. Die berücksichtigten Bewerber werden benachrichtigt. Eine automatische Ablehnung der weiteren Bewerber erfolgt nicht. Haben Sie alle notwendigen Daten auf der Seite „Veranstaltung bearbeiten“ eingegeben, dann Speichern Sie diese am Seitenende mit der Schaltfläche „Speichern“. Sie haben die Eingabe des Lehrgangs mit erster Veranstaltung abgeschlossen. Eine Übersicht Ihrer Eingabe erhalten Sie nach Klick auf die Schalfläche „Detail“ auf der Seite „Veranstaltungen anzeigen“.
In der Checkliste der Veranstaltung können Sie alle veranstaltungsspezifischen Daten verwalten. Näheres zur Checkliste erfahren Sie ab Kapitel 4.3.
Erfassen Sie als Lehrgangsverwalter einen Lehrgang mit der Veranstaltung „Testtitel 1“.
Beachten Sie dabei folgende Punkte:
- Wählen Sie Rahmendaten (Veranstaltungsbeginn, -ende, Anmeldeschluss, Veranstaltungsort) frei aus.
- Weisen Sie dem Lehrgang mehrere Schularten und Schlagworte aus verschiedenen Schlagwortkategorien zu.
- Fügen Sie für die zweite Hälfte der Veranstaltung „Testtitel 1“ eine zusätzliche Person als Referent hinzu.
Lehrgang erstellen - Teil 3
Klicken Sie im ersten Checklisten-Abschnitt „Erstellung Lehrgang” auf die Schaltfläche „Lehrgang bearbeiten”, um eine Übersicht über den soeben angelegtn Lehrgang zu erhalten.
Das Formular „Lehrgang bearbeiten“ öffnet sich. In diesem Formular können Sie diejenigen Daten verwalten, welche für alle Veranstaltungen eines Lehrgangs gültig sind. Die veranstaltungsspezifischen Daten hingegen können Sie, wie bereits erwähnt, innerhalb der Checkliste verwalten.
Oben befindet sich die „Liste der Veranstaltungen“, die bis zu diesem Zeitpunkt nur eine erste Veranstaltung enthält.
Unterhalb der Auflistung der Veranstaltungen werden die bisher eingegebenen „Informationen zum Lehrgang“ angezeigt, beispielsweise Schulart, Schlagworte oder Ende der Einschreibung (Anmeldeschluss).
Über die Schaltfläche „Kombinierte Teilnehmerliste“ erhalten Sie eine Übersicht über die Teilnehmer in den einzelnen Veranstaltungen Ihres Lehrgangs als Excel-Datei.
Mithilfe der Schaltfläche „Lehrgang kopieren“ können Sie den Lehrgang kopieren.
Falls Sie einen Lehrgang anlegen möchten, die aus mehreren Veranstaltungen besteht, sind die beiden Schaltflächen „Veranstaltung hinzufügen“ und „Veranstaltung zuweisen“ unterhalb der Veranstaltungsliste relevant.
Bei Klick auf „Veranstaltung hinzufügen“ öffnet sich das Formular „Veranstaltung erfassen“, mit dem Sie eine neue Veranstaltung für den Lehrgang anlegen können.
In diesem Formular können Sie, ebenso wie in dem Formular zum Erfassen eines neuen Lehrgangs angeben,
- welchen Titel die neu hinzuzufügende Veranstaltung hat. *
- wie viele Teilnehmer maximal zu dieser Veranstaltung zugelassen werden.
- ab welchem Datum diese Veranstaltung sichtbar sein soll.
- wo diese Veranstaltung stattfinden soll. *
- wie die Beschreibung dieser Veranstaltung lautet.
Anders als im Formular zur Erfassung einer neuen Lehrgangs können Sie zusätzlich speziell für diese neue Veranstaltung angeben,
- an welchem Datum * und um welche Uhrzeit diese Veranstaltung beginnt.
- an welchem Datum * und um welche Uhrzeit diese Veranstaltung endet.
- wie lange die Veranstaltung dauert (in Stunden).
- zu welchem Datum die Anmeldung zu dieser Veranstaltung endet.
- ob die Veranstaltung entfällt.
Diese Angaben können im ersten Checklisten-Abschnitt „Erstellung Lehrgang“
auch abgeändert werden.
In der obigen Auflistung sind Pflichtfelder wieder mit * markiert.
Zu beachten ist hierbei, dass Datum und Uhrzeit in den Textfeldern „Beginn“ und „Ende“ im Format „TT.MM.JJ hh:mm“ eingegeben werden. Beispiel: „06.04.2020 10:00“wäre eine korrekte Eingabe (10 Uhr am 6. April 2020), „10:00 06.04.2020“ dagegen nicht.
Bei Klick auf „Speichern“ erscheint die neu erfasste Veranstaltung in der „Liste der Veranstaltungen“ Ihres Lehrgangs.
Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, eine Veranstaltung zu dem Lehrgang hinzuzufügen. Angenommen, Sie haben bereits eine bestimmte Veranstaltung für einen anderen Lehrgang erfasst. Nun bemerken Sie, dass Sie diese Veranstaltung lieber dem soeben erfassten Lehrgang zuordnen möchten. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche „Veranstaltung zuweisen“, suchen Sie nach der Lehrgangsnummer der entsprechenden Veranstaltung und bestätigen Sie, dass Sie diese Veranstaltung dem neuen Lehrgang zuweisen möchten.
Nun erscheint die zugewiesene Veranstaltung im Abschnitt „Liste der Veranstaltungen“
Ihres Lehrgangs.
Hinweis: Falls Sie die Lehrgangsnummer derjenigen Veranstaltung, die Sie hinzufügen möchten, nicht kennen, können Sie diese aus der Spalte „Kürzel“ in der Liste aller Veranstaltungen Ihrer Organisationseinheit ablesen. Zu dieser Veranstaltungsliste gelangen Sie bei Klick auf den Menüpunkt „Lehrgangsverwaltung“ in der Kachel „Lehrgänge“.
