Neuerungen

Navigation und Werkzeuge

In diesem Kapitel werden zentrale Werkzeuge und Neuerungen gegenüber dem bisherigen System FIBS 1 vorgestellt.

Nach dem Login zu FIBS 2 erfolgt die weitere Navigation stets über die Startseite. Die Startseite erreichen Sie zu jederzeit über „Home“ in der Menüleiste oben rechts (siehe Bild 1).
Die Startseite ist wie folgt aufgebaut (siehe Bild 2):

Im oberen Bereich der Startseite (rot umrahmt) können Sie die Organisationseinheiten (OE) Ihrer Organisation wechseln, soweit Sie weitere OEs eingerichtet haben. Andernfalls entfällt die Auswahlmöglichkeit. Sofern Sie Mitglied mehrerer Organisationen sind, kann auch die Organisation über dieses Auswahlfeld gesteuert werden.

Im mittleren Bereich der Startseite (grün umrahmt) sehen Sie verschiedene Kacheln. Innerhalb jeder Kachel sind mehrere Menüpunkte angeordnet, die zu unterschiedlichen Funktionsseiten führen. Weitere Informationen hierzu folgen im nächsten Kapitel.

Im unteren Bereich der Startseite (orange umrahmt) werden Mitteilungen angezeigt. Diese werden automatisch erzeugt, wenn gewisse Fristen erreicht sind, und dienen dem Nutzer als Erinnerung. Innerhalb einer Mitteilung ist in der Regel ein Link eingebunden, der auf den betreffenden Lehrgang referenziert.

Das wichtigste Werkzeug von FIBS 2, das Ihnen an vielen Stellen begegnen wird, sind Listen. Die Listen haben strukturell stets den gleichen Aufbau:

Im oberen Bereich der Liste (rot umrandet) sind die Überschriften der einzelnen Spalten angezeigt. Die grünen Pfeile neben jeder Überschrift erlauben das Sortieren in auf- bzw. absteigender Reihenfolge.

Im mittleren Bereich der Liste (grün umrandet) sind Filterfelder angeordnet. Durch Eingabe einzelner Begriffe in ein oder mehrere Filterfelder können Sie innerhalb dieser Spalte gezielt suchen. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter oder durch Klicken auf die Schaltfläche „Ergebnisse einschränken“.

Im unteren Bereich der Liste (orange umrandet) befinden sich die eigentlichen Listeneinträge. Bei einigen Tabellen sind zu einem Datensatz (Zeile) auch Aktionen möglich. Diese Aktionen sind in der letzten Spalte der Liste zu finden. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeiten, einen Datensatz zu bearbeiten ..., zu löschen ... oder Details aufzurufen ....

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Datenmodell der Lehrgangsverwaltung

In FIBS war ein Lehrgang bisher stets als Einzelveranstaltung ausgelegt. Ein Anbieter von sequenziell aufeinander aufbauenden Lehrgängen musste diese einzeln anlegen und über Referenzierungen im Titel oder der Beschreibung miteinander verknüpfen.

FIBS 2 arbeitet mit einem grundsätzlich anderen Datenmodell. Es bietet die Möglichkeit, mehrere zusammengehörige Veranstaltungen zu bündeln. Der zugehörige FIBS 2-Begriff, um ein Bündel von Veranstaltungen zu beschreiben, ist die Maßnahme. Eine Maßnahme dient als Container und kann eine oder mehrere Lehrgangsveranstaltungen zu einer Sequenz zusammenführen. Der zugehörige Begriff für einen Lehrgang ist Veranstaltung. Die Veranstaltungen sind sozusagen Bausteine innerhalb der Container. Im Folgenden werden nach Möglichkeit zur Klarstellung nur die Begriffe Lehrgang, Maßnahme und Veranstaltung verwendet.

Eine Sequenz aus beispielsweise zwei Veranstaltungen kann damit mit einem einzigen Lehrgang erfasst werden (siehe Bild).

Eine Einzelveranstaltung in FIBS 1 wurde durch Eingabe mehrerer Angaben erzeugt, z. B. durch Titel, Beschreibung, Ort oder Datum. Diese Angaben werden nun sinnvoll auf Maßnahme und Veranstaltung verteilt, sodass Maßnahme und Veranstaltung unterschiedliche Beschreibungen erfassen. Man kann dies als Etikett auf dem Container und als Etikett auf jedem Baustein verstehen: Mit der Maßnahme werden die allgemeinen und übergreifenden Daten der Sequenz erfasst, beispielsweise der Titel und die Beschreibung, die Stichworte, die maximale Teilnehmerzahl, ob eine Einschreibung möglich ist und die Liste aller Bewerber. Jede Veranstaltung dagegen beinhaltet alle zur Durchführung dieser Einzelveranstaltung relevanten Daten, z. B. Titel, Bemerkungen, Beginn und Ende der Veranstaltung und die Teilnehmerliste. Eine wiederholte Eingabe der Lehrgangsdaten bei jeder Veranstaltung eines Lehrgangs (Lehrgangssequenz) wird so vermieden.

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Aufbau der Organisation

Unter Organisationen versteht FIBS 2 die Gesamtheit aller Lehrgangs-Anbieter und aller Schulen in Bayern. Eine Gesamtliste aller Organisationen kann unter der Kachel „Anbieter & Schulen“ > „Liste anzeigen“ dargestellt werden (siehe Bild).

Jede Organisation besitzt in dieser Liste ein Kürzel und einen Namen. Das Kürzel eines Anbieters besteht dabei stets aus einem vorangestellten Buchstaben und einer dreistelligen Zahl. Der Buchstabe weist auf die Art des Anbieters bzw. der Dienststelle hin, die dreistellige Ziffer identifiziert den Anbieter eindeutig.

Buchstabe im Kürzel Anbieterart / Dienststelle
A Allgemeine Behörden
H Hochschulen
M MB-Dienststellen
S Staatliche Schulämter
Z Berufliche Schulzentren
E Externe Anbieter

Die Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung ist beispielsweise ein Anbieter mit dem Kürzel A211.

Schulen sind mit ihrer Schulnummer als Kürzel hinterlegt und besitzen damit keinen vorangestellten Buchstaben.

Im Übungssystem werden am Beispiel der Organisation 1 kurz die Daten erläutert werden, die zu jeder Organisation angezeigt werden (siehe Bild 2). Diese umfasst neben Kürzel und Titel die E-Mailadresse, die Schulart, Anschrift und Telefon bzw. Faxnummern. Diese Datenfelder können vom Administrator unter der Kachel „Anbieter & Schulen“ > „Eigene Organisation“ für die eigene Organisation angepasst werden.

Jede Organisation kann in FIBS 2 auch weiter strukturiert bzw. gegliedert werden – durch sogenannte Organisationseinheiten (OE). Eine Organisationseinheit ist dabei nichts anderes als eine Abteilung innerhalb einer Organisation.

Jede Organisation kann eine beliebige Anzahl von Organisationseinheiten anlegen, soweit dies sinnvoll erscheint. Diese können reale Strukturen widerspiegeln (z. B. Sachgebiete im Bereich der Regierungen, Lehrstühle im Bereich der Hochschulen), Gruppierungen innerhalb einer Organisation darstellen (z. B. Sekretariat, Leitung) oder Zuständigkeiten abbilden (z. B. OEs zu einzelnen Schularten).

Jede Organisationseinheit besitzt auch eine Leitung und dieser zugeordnet ggf. mehrere Mitarbeiter. Dabei können die Mitarbeiter auf eine oder mehrere Organisationseinheiten verteilt werden. Sind Mitarbeiter mehreren Organisationseinheiten zugeordnet – im Beispiel Mitarbeiter C – so kann der Mitarbeiter sehr leicht über die Startseite zwischen den Abteilungen wechseln. Ein Logout ist dafür nicht nötig.

Hinweis:
Bitte legen Sie bis zur Abschaltung von FIBS 1 in FIBS 2 vorerst keine zusätzlichen Organisationseinheiten an, die nicht auch in FIBS 1 bereits existieren.

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Rollen und Berechtigungen

In FIBS 2 erhalten alle Nutzer, die mit dem System arbeiten möchten, personalisierte Zugangsdaten. Daher benötigen auch alle Mitarbeiter einer Organisation eigene Zugangsdaten und Berechtigungen. Jedem Mitarbeiter kann über ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept von Seiten des Administrators die für seine Tätigkeit relevanten Rechte zugewiesen werden.

Die Rechtevergabe unterscheidet Berechtigungen, Rollen und Gruppen:

  • Eine Berechtigung beschreibt die unterste Ebene dieser Struktur und beinhaltet ein konkretes Recht, eine gewisse Seite aufzurufen oder eine Aktion ausführen zu können. FIBS 2 unterscheidet aktuell ca. 700 Berechtigungen, beispielsweise die Berechtigung „Bewerber aus einer Maßnahme löschen“.
  • Aufgrund der hohen Anzahl von Berechtigungen macht es Sinn, mehrere Berechtigungen zusammenzufassen in einer sog. Rolle. Dabei kann eine Berechtigung auch in mehreren Rollen Verwendung finden. Derzeit existieren eine Vielzahl unterschiedlicher Rollen. Diese bündeln meist mehrere Berechtigungen innerhalb der Funktionen einer Kachel, beispielsweise die Rolle „Verwaltung“ aus dem Modul Veranstaltungen.
  • Gruppen wiederum bilden eine Sammlung einer oder mehrerer Rollen, wobei auch hier eine Rolle in mehreren Gruppen verwendet werden kann. Dadurch ist mit einer Gruppe auch eine Vielzahl an Berechtigungen verbunden. Eine Gruppe heißt beispielsweise die „Lehrgangsverwaltung“.

Wenn man die Rolle als eine Art von „Tätigkeitsbeschreibung“ innerhalb einer Organisation versteht, dann wird der Vorteil dieses rollenbasierten Berechtigungskonzepts sehr deutlich. Die richtige Rolle umfasst alle Berechtigungen, die mit dieser Tätigkeit verbunden sind. Somit kann man sehr leicht – durch Zuweisung von Mitarbeitern zu einer bestimmten Gruppe – die Berechtigungen an einer Organisation zuweisen und verwalten.

Alle Rollen und Berechtigungen sind in FIBS 2 vordefiniert und nicht veränderbar, sehr wohl aber die Gruppen. Neben den Standard-Gruppen können Sie weitere selbstdefinierte Gruppen ergänzen oder entfernen.

Gruppe Voreingestellte Gruppe für ...
Administration alle Anbieter
Lehrgangsverwaltung alle Anbieter
Fachmitarbeiter Regierung, MB-Dienststelle, Schulberatungsstellen, zentrale staatliche Institute

Details zur Verwendung von Fachmitarbeitern und der zugehörigen Gruppe finden Sie im zugehörigen Selbstlernkurs „FIBS 2 Fachmitarbeiter-Verwaltung“.

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Texteditor & Textbausteine

FIBS 2 bietet als neues Werkzeug einen leistungsfähigen Texteditor an. Dieser Texteditor wird an zahlreichen Stellen im System angeboten, beispielsweise bei der Beschreibung von Lehrgängen/Veranstaltungen, bei der Versendung von E-Mails, bei der Programmerstellung oder bei der Fragebogenerstellung.

Wichtig:
Solange die Veranstaltungsdaten mit FIBS 1 synchronisiert werden, werden einzelne Texteditoren mit lediglich reduziertem Funktionsumfang angeboten. Mit der Abschaltung von FIBS 1 werden alle Editoren vollumfänglich einsetzbar sein.

Der Aufbau des Texteditors ist stets der gleiche: Im oberen Bereich (rot markiert) befinden sich die Menüleiste mit allen Funktionen, unten rechts befindet sich ein Pfeil, mit dessen Hilfe die Feldgröße des Editors verändert werden kann.

Innerhalb der Menüleiste können drei Funktionsbereiche unterschieden werden: Bearbeitung, Textbausteine und Textformatierung.

Bearbeitung (orange markiert):

Mit diesen Funktionen können Sie Texte ausschneiden, kopieren, einfügen oder aus Word übernehmen. Selbst das Einfügen von Bildern aus dem Zwischenspeicher ist möglich. Mit den Pfeiltasten können Sie Änderungen rückgängig machen oder wiederherstellen. Sie können hier Links einbinden, Anker, Tabellen und Sonderzeichen einfügen.

Textbausteine (dunkelblau markiert):

Diese Schaltfläche ermöglicht das Übernehmen von Textbausteinen in den Texteditor. Diese Textbausteine müssen zuvor erfasst und für die Verwendung an dieser Stelle verfügbar gemacht werden. Die Erfassung und Verwendung von Textbausteinen wird im Selbstlernkurs „FIBS 2 Organisationsverwaltung“ erläutert.

Textformatierungen (grün markiert):

Hier können Sie, wie aus anderen Textverarbeitungsprogrammen gewohnt, Ihren Text formatieren, d. h. die Schriftart formatieren, Aufzählungszeichen einfügen, die Textausrichtung ändern oder Formatvorlagen verwenden.

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Eigene Daten

In FIBS 2 können Sie Ihre persönlichen Daten stets selbst auf dem aktuellen Stand halten. Neu dabei ist insbesondere die Möglichkeit, mehreren Dienststellen anzugehören.

Nach Klick auf den Menüpunkt „Eigene Daten“ in der Kachel „Nutzer“ können Sie Ihre persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Über einen Klick auf die Schaltflächen „Nutzerdaten bearbeiten“, „E-Mailadresse ändern (Nutzername)“, „Kennwort ändern“, „Bankverbindung bearbeiten“, „Dienstanschrift bearbeiten“, „Privatanschrift bearbeiten“, und „VIVA-Nummer bearbeiten“ erhalten Sie Zugang zu den zugehörigen Funktionen.

Ebenfalls können Sie bei Klick auf „Organisation ändern“ Ihre bestehende Organisationszugehörigkeit (also ihre Dienststelle) aufheben und stattdessen die Zugehörigkeit zu einer anderen Organisation beantragen. Über „Organisation hinzufügen“ können Sie Ihre bestehende Organisationszugehörigkeit um die Zugehörigkeit zu einer weiteren Organisation ergänzen. Hier muss auch die Stammschule ausgewählt werden.

Wichtig: Mit dem Klick auf „Löschen“ und nachfolgender Bestätigung entfernen Sie Ihre Organisationszugehörigkeit und verlieren damit sämtliche Berechtigungen in der gelöschten Organisation.

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Schnittstellen (optional)

Eine Schnittstelle ist eine Verbindung zwischen zwei Systemen, die eine Übertragung von Informationen ermöglicht. Eine Steckdose beispielsweise ist eine Schnittstelle, die eine Übertragung von elektrischem Strom erlaubt.

In der Welt des Internet existieren ebenfalls Schnittstellen, die von großer Bedeutung für den Informationsaustausch sind. Dadurch wird eine Kommunikation zwischen unterschiedlichen Softwarekomponenten oder entfernten Rechnern erst möglich.

FIBS 2 bietet zwei Schnittstellen an: Den XML-Import und den Webservice. Mit Hilfe dieser Schnittstellen können Lehrgangsangebote, alternativ zur manuellen Eingabe, automatisiert in das System FIBS 2 übermittelt werden. Sie benötigen dafür jedoch i. d. R. zusätzliche Software, die sie bei der Eingabe unterstützt. Diese Software wird von der ALP nicht bereitgestellt.

XML-Import

Einzelne Lehrgänge können auch mittels XML-Datendatei an FIBS 2 übermittelt werden. Dazu müssen die erforderlichen Eingaben in einem entsprechenden Schema hinterlegt werden.

Wenn Sie auf den Menüpunkt „Lehrgangsverwaltung in der Kachel „Lehrgänge“ klicken, so öffnet sich ein Formular, in dessen oberen Bereich die Schaltfläche „Import XML“ Schaltfläche Import (XML) zu finden ist. Im folgenden Formular werden Sie aufgefordert, die zugehörige XML-Datei auszuwählen und zu importieren.

Weitere Informationen zur Verwendung dieses Dienstes erhalten Sie unter fibs2@alp.dillingen.de.

Webservice

Eine modernere Art der Datenübertragung ist der Webservice. Ein Webservice ist eine Web-Dienstleistung, die einen automatisierten Austausch von Daten ermöglicht. Es handelt sich um eine reine Computer-zu-Computer-Kommunikation. Unter Verwendung einer Web-API (Akronym für engl. „application programming interface“;Schnittstelle zur Anwendungsprogrammierung) kann die Software (verschlüsselt) auf ein zweites System, z. B. auf FIBS 2 zugreifen.

Eine technische Dokumentation des Webservice finden Sie unter:
https://fibs-api.alp.dillingen.de/docs/

Um diesen Dienst nutzen zu können, benötigen Sie einen eindeutigen API-Key. Bitte richten Sie Ihre Anfragen dazu an fibs2@alp.dillingen.de.

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