Berichte

Einleitung

Dieses Kapitel gewährt Ihnen einen Einblick, wie Sie ausgewählte Daten in Form von Berichten und Listen ausgeben können. Zudem können Sie diese Dokumente teilweise mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word weiterbearbeiten. Sämtliche Listen und auch Zeugnisse werden von ASV als Berichte bezeichnet. Diese werden einerseits zentral zur Verfügung gestellt, andererseits haben Sie aber auch die Möglichkeit mit verschiedenen Werkzeugen Listen und Berichte selbst zu erstellen. Diese können auch für andere Nutzer freigegeben werden.

Aufruf, Bearbeitung und Druck von Berichten werden Ihnen im folgenden Kapitel vorgestellt.

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Berichte öffnen und ausdrucken

Über das rote Buch-Symbol auf der Startseite von ASV, in der Symbolleiste oder über den Menüpunkt AUSWERTUNGEN > BERICHTSBIBLIOTHEK erreichen Sie das Modul Berichtsbibliothek-Auswertungen.

Hier stehen Ihnen verschiedene Berichtsschablonen zur Verfügung. Um die Berichtsbibliothek stets auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie regelmäßig den Menüpunkt DATEI > VERWALTUNG > ANWENDUNGSDATEN AKTUALISIEREN aufrufen.

Die Ausgabe von Berichten ist abhängig von der jeweiligen Schablone mit verschiedenen Einstellungen möglich:

  • Vorschau am Bildschirm
  • Ausgabe auf dem Drucker
  • Ausgabe als PDF
  • Ausgabe als XLS
  • Export als CSV
  • Export über die Zwischenablage
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Office-Schablone

ASV bietet Ihnen eine Schnittstelle zum einfachen Bearbeiten und Ausdrucken von Berichten. Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit Berichtsschablonen mit befüllten Schülerdaten direkt nach Office zu exportieren und dort weiterzubearbeiten. Für die Arbeit mit dieser Schnittstelle wird Microsoft Word ab der Version 2010 vorausgesetzt.

Die Office-Schnittstelle bietet beim Erstellen von Zeugnissen die Möglichkeit mit den gewohnten Werkzeugen zu arbeiten, so dass eine Umgewöhnung bzw. Einarbeitung in ein neues Programm entfällt.

Es können nur Berichte in Microsoft Office bearbeitet werden, die auch als Office-Schablone veröffentlicht sind.

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Aktivität

Zielsetzung

Die Möglichkeiten der Berichtsbibliothek und der darin enthaltenen Berichte erleichtert die Arbeit mit den Schülerdaten. ASV bietet weitere Möglichkeiten, wie zum Beispiel den Listen- oder Serienbriefgenerator und auch eine Office-Schnittstelle.

In dieser Übung vertiefen Sie den Umgang mit den verschiedenen Berichten in ASV und wiederholen die unterschiedlichen Ausgabemöglichkeiten.

Aufgaben

1. Arbeit mit den Berichten in ASV

Drucken Sie unter Verwendung bestehender Berichtsvorlagen folgende Auswertungen:

  • Klassenliste einer oder mehrerer Klassen Ihrer Wahl
  • Liste, aus der die Religionszugehörigkeit der Schüler pro Jahrgangsstufe und der besuchte Religionsunterricht hervorgeht
  • Klassenliste mit Anschriften der Schüler einer Klasse

Hinweis:
Beachten Sie, bei der Auswahl des Berichtes, dass Sie die richtige Klasse und alle Schüler der Klasse im Navigator gewählt haben.

Office-Schnittstelle

  • Sichten Sie die Berichtsbibliothek, Datenbereich Schüler, bzgl. weiterer Office‐Schablonen, die für Sie im Schulalltag von Interesse sind (z. B. Schullaufbahnbogen, Schülerliste) und wenden Sie diese an.
  • Suchen Sie eine geeignete Office‐Schablone für das Zwischenzeugnis aus und erstellen Sie für eine beliebige Klasse Ihrer Wahl einen Satz Zwischenzeugnisvorlagen. Speichern Sie die Dokumente in einem Ordner auf dem Desktop und kontrollieren Sie die erzeugten Dateien stichprobenartig.
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Zusammenfassung

Im Kapitel Berichte haben Sie einen ersten Überblick über das Modul Berichte und die Berichtsbibliothek erhalten. Diese Funktion von ASV benötigen Sie für Ihre tägliche Arbeit, zum Beispiel bei der Erstellung von Schülerlisten oder beim Druck von Zeugnissen. Weiterführende Informationen zum Umgang mit Berichten erhalten Sie in der ASV-Dokumentation oder im Selbstlernkurs Grundlagen im Umgang mit Filtern, Listen und Berichten.

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