Ein- und Austritte

Während eines Schuljahres treten Schüler ein und aus oder werden in andere Klassen versetzt. Neben dieser Situation wird Ihnen die Pflege von Adress- und Kommunikationsdaten vorgestellt.

Für diese verantwortungsvolle Tätigkeit der Datenpflege stehen Ihnen verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. ASV bietet Ihnen individuell wählbare Ansichten, wie beispielsweise die Darstellung der Daten in einer übersichtlichen Tabellenansicht. Sie lernen komfortable Möglichkeiten kennen, Schüler nach Namen, Telefonnummern und anderen Merkmalen schnell und unkompliziert zu suchen.

Die einzelnen Reiter werden in den nachfolgenden Kapiteln genauer erklärt.

Bei der Neuaufnahme von Schülern unterscheidet man zwischen zwei Verfahren:

• der / die Schüler/in war bereits an einer bayerischen Schule und ist somit in ASD hinterlegt.
• der / die Schüler/in kommt von einer Schule außerhalb Bayerns und muss neu in ASD angelegt werden.

Um Schüler in ASV erfassen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

• Aufrufen der entsprechenden Zielklasse im Navigator im Modul Schüler, in die der / die Schüler/in aufgenommen werden soll.
• Klicken auf das Icon Neuen Datensatz hinzufügen in der Menüleiste
• ggf. Anmeldung am ZSS mit Schulnummer und OWA-Kennwort

Den Beginn der Schülerneuaufnahme bildet die Suche des entsprechenden Schülers in ASD - unabhängig davon, ob dieser bereits in ASD erfasst wurde oder nicht.

Für die Schülersuche sind folgende Merkmale zwingend notwendig:

• Geschlecht
• Familienname (mit Namensbestandteilen)
• Vornamen
• Geburtsdatum

Die entsprechenden Daten sollen möglichst genau in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

Durch Klicken auf die Schaltfläche Suche in ASD starten liefert die Suche eine Übersicht an Schülern, die eine Ähnlichkeit mit den eingetragenen Merkmalen des gesuchten Schülers haben.

Stimmt ein Schüler der Trefferliste mit dem gesuchten Schüler überein, kann dieser durch Klicken auf die Schaltfläche Markierten Datensatz erfassen in die eigene ASV übernommen werden. Trifft kein Suchergebnis auf den gesuchten Schüler zu, kann der Schüler über die Schaltfläche Neuer Schüler in ASD angelegt werden.

Neben der manuellen Aufnahme von Schülern bietet ASV automatisierte Verfahren zum Import von Schülerdaten an.

Diese sind

• Import der Meldedaten der Schulanfänger mit der Datei der Einwohnermeldeämter (DATEI > VERWALTUNG > SCHNITTSTELLEN)
• Import der Schülerstammdaten über die Modulbezogenen Funktionen im Modul Schüler
• Import von Schülerstammdaten mit Hilfe einer Datei (DATEI > VERWALTUNG > SCHNITTSTELLEN)

Detaillierte Informationen zu diesen drei Verfahren finden sie in der Online-Dokumentation.

Im Rahmen einer Übermittlung der Daten über die ASD-Schnittstelle müssen Schüler bei ASD angemeldet werden. Hier werden alle Schüler automatisch angemeldet, die noch nicht bei ASD angemeldet wurden.

Dabei wird am Ende des Anmeldevorgangs eine Liste von Schülern angezeigt, für die keine automatische Zuordnung des ASV-Schüler-Datensatzes zu einem Datensatz in ASD möglich war. Wenn Sie in der linken Tabelle einen Schüler wählen, werden in der rechten Tabelle die zugehörigen Treffer aus ASD angezeigt. Merkmale, die von den Suchkriterien abweichen, werden dabei farbig (gelb) markiert.

Mit der Schaltfläche Schüler übernehmen können Sie den aktuell markierten Schüler aus der rechten Liste übernehmen. Mit der Schaltfläche Neuer Schüler in ASD anlegen wird ein Schüler mit den in der linken Tabelle markierten Merkmalen in ASD angelegt.

Achtung: Bei der Auswahl der Schüler aus der Menge der gefundenen Kandidaten ist große Sorgfalt notwendig. Sind die Abweichungen zu groß, entspricht möglicherweise keiner der Kandidaten Ihrem Schüler und Sie müssen einen neuen Schüler in ASD erfassen.

Nach erfolgter Schülerneuaufnahme müssen im Anschluss daran diverse Eintragungen vorgenommen werden:

• Reiter Grunddaten: Kontrolle der Eintragungen bei Religionszugehörigkeit, Geburtsland, Muttersprache, Staatsangehörigkeit sowie ggf. Zuzugsdatum/-art (Bild 1)
• Reiter Anschriften: Pflege der Daten der Erziehungsberechtigten und ggf. der weiteren Reiter (z.B. weitere Anschriften bei Heimunterbringung) (Bild 2)
• Reiter Laufbahn: ggf. Eintragung im Feld Störungen/Schwächen/Förderung und Kontrolle der Eintragungen in der Fremdsprachenfolge (Bild 3)
• Reiter XXXX/YY: Eintragung im Feld Ziel der Jgst. am Ende des letzt. Schuljahres vornehmen, ggf. Grund für wiederh. Besuch pflegen (Bild 4)
• Reiter Ein-/Austritt: soweit wie möglich Eintragungen in allen Feldern (Bild 5)
• Reiter Erweiterungen: Eintragung im Feld Ganztäg. Betreuung/Förd. und ggf. Tage pro Woche vornehmen (Bild 6)

Bei einem Umzug oder einem Schulwechsel im laufenden Schuljahr muss in ASV der Schulaustritt des Schülers dokumentiert werden.

In der Ansicht des Reiters Ein-/Austritt werden dazu die notwendigen Anpassungen vorgenommen. Hierzu sind Eintragungen in den Feldern Austritt am (voraussichtlich), Austritt/Übertritt wohin, Abschluss und ggf. in Schule (optional) notwendig.

Wie bei einem Austritt am Schuljahresende (Schulwechsel oder Abschluss) verfahren wird, haben Sie bereits im Kapitel Versetzungen erfahren.

Zielsetzung

In diesem Bereich können Sie die bisher erworbenen Kenntnisse praktisch in der Test- und Schulungsversion üben. Führen Sie bitte alle hier aufgeführten Aktionen ausschließlich in der Test- und Schulungsversion durch. Melden Sie sich in der Schulungsversion mit der für Ihre Schulart passenden Kennung an.

Aufgaben

1. Anlegen eines neuen Schülers, der noch nicht in ASV erfasst wurde

Legen Sie nun einen neuen Schüler an, der beispielsweise aus einem anderen Bundesland zugezogen ist und übernehmen Sie diesen in eine seinem Alter entsprechende Klasse.

2. Austritt eines Schülers im laufenden Schuljahr aufgrund eines Umzuges

Wählen Sie einen beliebigen Schüler aus und tragen Sie einen Austritt bzw. Übertritt an eine andere Schule ein. Beachten Sie bei älteren Schülern in höheren Jahrgangsstufen, dass Sie hier bereits erreichte Schulabschlüsse im Feld Abschluss anzugeben sind.

In diesem Kapitel haben Sie gelernt, wie neue Schüler in ASV anlegt werden. Außerdem wissen Sie nun, wie Sie bereits in ASD vorhandene Schüler finden und für Ihre Schule übernehmen.

Im letzten Teil haben Sie erfahren, wie Sie einen Schüleraustritt im laufenden Schuljahr erfassen. Dadurch können Sie einen Schulwechsel bzw. Umzug im System abbilden.