Überblick

Im Modul Schüler haben Sie bei der Datenpflege oft Tabellen zu bearbeiten. So beispielsweise auch im Reiter Anschriften. Dort sind beim Unterreiter Erziehungsberechtigte/r die Kommunikationsdaten in einer Tabelle zu erfassen.

Beginnen Sie mit dem Ausfüllen von Tabellen stets mit der Spalte bzw. den Spalten, die rechts mit einem gelben Strich gekennzeichnet sind. Dieser kennzeichnet ein Pflichtfeld. (Bild 1)

Durch Klicken in das entsprechende Feld öffnet sich mitunter ein Dropdown-Menü mit einer Werteauswahl, aus dem Sie den benötigten Wert durch Anklicken übernehmen können. Anschließend füllen Sie bitte (teils optional) die restlichen Felder der Tabellenzeile aus.

Sortieren von Tabellen

Tabellen können durch einen Doppelklick auf die entsprechende Spaltenüberschrift sortiert werden.

Tabellenansicht

Um schneller bei vielen Schülern den Überblick über wichtige Daten zu erhalten oder gleichartige Ergänzungen bequem vorzunehmen, gibt es die Tabellenansicht . (Schritt für Schritt-Anleitung)

Der Navigator besteht aus mehreren Elementen, die sich je nach Modul unterscheiden:

Element Schulen (1): Hier wird in einer Auswahlliste angezeigt, welche Schule bzw. Schulen dem Anwender zur Verfügung stehen. Werden dort mehrere Schulnummern angezeigt, kann hier zwischen den Schulen gewechselt oder alle markiert werden.

Element Filter (2): In der Zeile Filter im Navigator kann über die Schaltfläche Auswählen ein neuer Filter erstellt oder ein vorhandener Filter ausgewählt werden. Ein Filter bezieht sich auf das aktive Modul. Die Checkbox nur aktuelle zeigt bei Aktivierung nur aktuelle Klassen bzw. Schüler an.

Element Schnellsuche (3): In dieser Suchzeile wird die Eingabe unmittelbar angezeigt. Es werden nur noch diejenigen Schüler gelistet, die den Suchkriterien entsprechen.

Element Navigatortabelle (4): Alle Navigatortabellen sind reine Anzeigetabellen, deren Form (Sortierung, Reihenfolge) vom Benutzer angepasst werden kann. In ihnen sind die Datensätze des aktuell geöffneten Moduls aufgelistet. Der im Arbeitsbereich angezeigte Datensatz ist blau markiert. Je nach Modul stehen ein oder zwei weitere Navigatortabellen zur Verfügung.

Element Navigatorwerkzeugleiste (5): Mit Klick auf die blauen Schaltflächen kann innerhalb der Datensätze geblättert werden. Ein Klick auf die grünen Pfeile rechts aktualisiert die Navigatoransicht, während die linke Schaltfläche Datensätze in der Tabellenansicht öffnet. Mit Klick auf die Schaltfläche lassen sich alle Datensätze markieren.

Neben der Standardsuche, die auch in anderen ASV-Modulen integriert ist, gibt es nur im Modul Schüler die Schnellsuche. (Bild 1)

Die Suche startet unmittelbar nach der Eingabe, eine Bestätigung der Suchparameter ist nicht erforderlich. Wird die Eingabe verändert (Hinzufügen / Löschen eines Zeichens) wird sofort eine neue Suche angestoßen. Die Tabellenbereiche Klasse und Schüler werden verändert, sodass nur noch Schüler / Klassen angezeigt werden in Übereinstimmung mit den Suchkriterien. (Bild 2)

Es ist zu beachten, dass ausgefilterte Schüler (z. B. ohne Austritte / nur aktuelle) bei der Suche nicht berücksichtigt werden. Durch klicken auf die Schaltfläche Datensatz löschen leert sich das Eingabefeld.

Für die Schnellsuche gelten folgende Regeln:

• Groß- und Kleinschreibung werden ignoriert.
• Bei der Eingabe werden nur einzelne Wörter oder Zeichenfolgen (z. B. Telefonnummern) berücksichtigt. Eine Kombination aus mehreren Wörtern oder eine logischen Verknüpfung ist nicht möglich.
• Folglich ist auch der Einsatz von Wildcards (*) nicht möglich.

Bei diesem Vorgang wird eine Teilwortsuche durchgeführt, d. h. das Wort im Suchfeld muss als Teil eines Wortes im Datensatz vorkommen, aber nicht unbedingt am Anfang. Wenn Sie beispielsweise in das Suchfeld „sch“ eingeben, wird z. B. Schäffler Karin genauso gefunden wie Weiße Sascha. (Bild 3).

Aktivität 1: Tabellenansicht

1. Öffnen Sie das Modul Schüler und aktivieren Sie in der Symbolleiste den Bearbeitungsmodus.
2. Wählen Sie im Navigator alle Klassen einer Jahrgangsstufe (z. B. 5a, 5b, …) aus.
3. Klicken Sie auf das Symbol Tabellenansicht.
4. Stellen Sie über den Button Tabellenkopf notwendige Spalten ein: z. B. Alter, Religionszugehörigkeit, Teilnahme am RU, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit.
5. Überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Angaben zu den Schülern vorhanden sind und berichtigen bzw. vervollständigen Sie ggf. falsche oder fehlende Angaben.
6. Wählen Sie die Spalten der Erziehungsberechtigten und weiteren Erziehungsberechtigten im Hinblick auf Name, Anrede bei Anschrift, Hauptansprechpartner und Auskunftsberechtigt aus. Nun können Sie auf diese Weise schnell überblicken, wo die erforderlichen Häkchen bei den Elterninformationen oder die Briefanrede fehlen.

Aktivität 2: Sammeländerung

1. Öffnen Sie die Sammeländerungen: DATEI > VERWALTUNG > SAMMELÄNDERUNGEN.
2. Klicken Sie auf Neuer Datensatz und geben Sie der Sammeländerung den Namen Austritte. Zusätzlich können Sie noch Klasse 9/10 oder Klasse 4 ergänzen.
3. Passen Sie nun die Tabelle in den Feldern Zu änderndes Feld, Vergleichsoperator und Neuer Wert an. Erzeugen Sie zuerst eine Zeile für Austritt am, dann je eine weitere für Austritt wohin, Abschluss, Ziel der Jahrgangsstufe.
4. Erstellen Sie nun zur besseren Übersicht im Bereich Zusätzliche Informationen anzeigen die drei Zeilen zu Familienname, Rufname und Klasse.
5. Nun führen Sie die Sammeländerung aus, wählen im Fenster die entsprechenden Klassen aus und lassen sich die geplanten Änderungen anzeigen. Danach können Sie entscheiden, ob Sie alle Schüler oder nur einige markieren. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, übernehmen Sie die markierten Zeilen per Knopfdruck in die Datenbank.

In diesem Kapitel haben Sie folgende Inhalte des Basiskurses wiederholt und für das Modul Schüler vertieft:

1. Bearbeitungsmodus
2. Tabellen
3. Navigator
4. Schnellsuche
5. Datenprüfung
6. Sammeländerungen

Der sichere Umgang mit diesen Elementen ist die Voraussetzung für die weiteren Kapitel und für die tägliche Arbeit mit ASV. Alle sechs Punkte sind in ASV modulübergreifend und damit auch in jedem anderen Modul anwendbar.