Veranstaltungen verwalten - 4

Teilnehmer auswählen

Nach der Erfassung der wesentlichen Lehrgangsdaten im Checklisten-Abschnitt „Erstellung Lehrgang“ gelangen Sie durch Klick auf das Statuselement der Checkliste ... zum zweiten Checklisten-Abschnitt „Auswahl Teilnehmer“. Die Seite „Teilnehmer auswählen“ können Sie auch direkt aus der Veranstaltungsübersicht (Seite: „Veranstaltungen anzeigen“) mit Klick auf das kreisförmige Symbol des Arbeitsvorrates der Veranstaltung erreichen.

Im ersten Abschnitt „Bewerber Lehrgang“ können Sie die Liste aller Personen einsehen, die sich bisher selbst auf den Lehrgang beworben haben. Sie können diese Bewerberliste auch manuell ergänzen, indem Sie die Schaltfläche „Bewerber hinzufügen“ ... anklicken und in dem sich öffnenden Formular nach der entsprechenden Person suchen und diese durch Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ ... rechts auf Höhe des Personennamens hinzufügen. Hierdurch wird (nach Einführung der Genehmigung in FIBS 2) automatisch die Genehmigung entsprechend der dazugehörigen Genehmigungskette angestoßen. Die Übersicht über alle Bewerber lässt sich mithilfe der Schaltfläche „Bewerberauswahlliste“ ... (incl. weiterer für die Zulassung relevanter Informationen) als Excel-Datei exportieren.

Mithilfe der Schaltfläche „Mail an Bewerber senden“ können Sie die Bewerber per E-Mail kontaktieren. Wählen Sie hierbei die gewünschten Empfänger im Abschnitt „Auswahl der Empfänger“ aus. Am Ende dieses Abschnitts wird das Versenden der E-Mails genauer beschrieben.

Da in der Anfangszeit noch die beiden Systeme FIBS 1 und FIBS 2 parallel eingesetzt werden, sollten Sie die Bewerberliste vor der Bewerberauswahl durch Klick auf die Schaltfläche „Bewerber synchronisieren (FIBS 1.0)“ ... synchronisieren.

Im Abschnitt „Bewerber“ sehen Sie folgende Informationen über die Bewerber:

  • Name
  • Schule
  • Schulart
  • Region
  • gegebenenfalls MB-Bezirk
  • Genehmigungsstatus (Gen.) in der Genehmigungskette
  • Platzziffer (PZ), falls der letzte Genehmiger eine Reihenfolge der Bewerber festgelegt hat
  • Zulassungsstatus (Zul.), der von Ihnen als Veranstalter vergeben wird
  • Wartelistenplatz (WL), der ebenso von Ihnen als Veranstalter vergeben wird

Durch Klick auf das runde Symbol des Genehmigungsstatus gelangen Sie zur Seite „Genehmigungsverlauf anzeigen“. (Funktionsfähig mit Einführung der Genehmigung in FIBS 2).

Durch Klick auf das blaue Männchen und die Lupe werden Ihnen weitere Informationen über einzelne Bewerber angezeigt: Nutzerdaten, Bewerbungs- und Teilnahmehistorie an Ihrer Organisation. Über die Schaltfläche „alles anzeigen“ erhalten Sie zusätzliche Nutzerdaten (Organisation, Anschrift und VIVA-Nummer). Der Umfang der angezeigten Informationen ist hierbei abhängig von Ihren Berechtigungen in FIBS 2.

Grundsätzlich bewerben sich Personen in FIBS 2 nicht auf einzelne Veranstaltungen, sondern auf Lehrgänge. Daher werden Ihnen in den Checklisten von allen Veranstaltungen der Lehrgänge dieselben Bewerber angezeigt. Den Zulassungsstatus dieser Bewerber können Sie nur für den gesamten Lehrgang treffen: Zulassung, Ablehnung oder Warteliste. Aus den zugelassenen Bewerbern können Sie dann die Veranstaltungsteilnehmer auswählen.

Sobald Sie einen Bewerber zu einer der Veranstaltung des Lehrgangs zugelassen haben, ist er damitzum gesamten Lehrgang zugelassen. Damit ist aber noch keine Teilnahme an allen Veranstaltungen des Lehrgangs verbunden: Sie können zugelassene Bewerber auch nur zu einzelnen Veranstaltungen des Lehrgangs hinzufügen.

Aus diesem Grund wird bei den Aktionen im Abschnitt „Bewerber“ zwischen „markierte zulassen“ und „markierte zur Veranstaltung hinzufügen (und zulassen)“ differenziert. Möchten Sie Bewerber nur zum Lehrgang zulassen, ohne sie zu Teilnehmern an der Veranstaltung zu machen, so markieren Sie die entsprechenden Checkboxen links neben den Personennamen und wählen im Auswahlfeld Aktionen (Aktionsfeld) „markierte zulassen“ aus. Falls Sie die markierten Personen hingegen zu Veranstaltungsteilnehmern machen möchten, wählen Sie „markierte zur Veranstaltung hinzufügen (und zulassen)“ aus. Klicken Sie in beiden Fällen anschließend auf die Schaltfläche „Ausführen“.

Daraufhin gelangen Sie zum Formular „Teilnehmerstatus aktualisieren“. Hier gibt es die Möglichkeit, gegebenfalls eine interne Bemerkung hinzuzufügen.Durch deaktivieren der Schaltfläche „E-Mails hierzu versenden“ können Sie das Versenden von E-Mails zu diesem Statuswechsel deaktivieren. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ um den Zulassungsstatus des Bewerbers zu ändern. Je nach Statuswechsel wird Ihnen eine E-Mail mit spezifischem Textvorschlag geöffnet. (Siehe Abschnitt E-Mail versenden am Kapitelende)

Um Bewerber auf die Warteliste zu setzen, markieren Sie die entsprechenden Checkboxen links neben den Personennamen, wählen im Aktionsfeld „markierte auf Warteliste“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Ausführen“. Anschließend öffnet sich wieder das Formular „Teilnehmerstatus aktualisieren“, in dem Sie die Position in der Warteliste (Platzziffer bzw. PZ) festlegen können.

Personen auf der Warteliste gelten als abgelehnt mit „besonderem Status“.

Um Bewerber abzulehnen, markieren Sie die entsprechenden Checkboxen links neben den Personennamen, wählen im Aktionsfeldfeld „markierte ablehnen“ aus und klicken auf die Schaltfläche „Ausführen“. Anschließend öffnet sich das Formular „Teilnehmerstatus aktualisieren“. Wählen Sie hier den Ablehnungsgrund im Auswahlfeld „Status“ aus und fügen Sie gegebenenfalls eine interne Bemerkung hinzu. Im folgenden Formular können Sie, wie am Ende des Kapitels beschrieben, den E-Mail-Text an die Bewerber bearbeiten und die E-Mail versenden.

Im Abschnitt „Teilnehmer“ sehen Sie den aktuellen Genehmigungs- und Stornierungsstatus. Sollten Sie Bewerber zu Teilnehmern gemacht haben, die noch nicht genehmigt waren, dann prüfen Sie den Genehmigungsstatus. Teilnehmer ohne vollständige Genehmigung durch die Dienst- bzw. Schulaufsicht dürfen nicht an Lehrgängen teilnehmen.

In der Tabelle können Sie individuell pro Teilnehmer die Anwesenheitszeiten anpassen und gegebenenfalls eine interne Bemerkung hinzufügen. Diese Änderungen können Sie unterhalb der Tabelle durch Klick auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“ ... bestätigen. Mit Klick auf die Schaltfläche „Rahmenzeiten zurücksetzen“ ... können Sie bei allen Teilnehmern die Anwesenheitszeiten wieder auf die Veranstaltungszeiten zurücksetzen.

Um bereits zugelassene und zur Veranstaltung hinzugefügte Bewerber zu stornieren, markieren Sie diese über die Checkboxen links neben den entsprechenden Personennamen und klicken Sie oberhalb der Tabelle auf die Schaltfläche „Markierte stornieren“. Es öffnet sich das Formular „Teilnehmerstatus aktualisieren“, in dem Sie gegebenenfalls eine interne Bemerkung hinzufügen können. Klicken Sie auf „Speichern“ und Sie gelangen zum Editor, in dem Sie, wie am Ende des Kapitels beschrieben, den E-Mail-Text an die Bewerber bearbeiten und die E-Mail versenden können.

Sollte sich der Status eines Bewerbers (nach zunächst erfolgter Zusage und daraufhin erfolgter Absage) nochmals ändern, so markieren Sie diesen über die Checkbox links neben dem Personennamen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Markierte reaktivieren“. Erneut öffnet sich das Formular „Teilnehmerstatus aktualisieren“, in dem Sie gegebenenfalls eine interne Bemerkung hinzufügen können. Klicken Sie auf „Speichern“ und Sie gelangen zum Editor, in dem Sie, wie am Ende des Kapitels beschrieben, den E-Mail-Text an die Bewerber bearbeiten und die E-Mail versenden können.

Auf den Seiten zum „E-Mail-Versand“ können Sie im Editor den vorgeschlagenen E-Mail-Text bearbeiten und über die Schaltfläche „Dateien verwalten“ und die gleichnamige Seite Dateien hochladen. Hierbei wird ein neuer Reiter (Tab) geöffnet, der nach dem hochladen wieder geschlossen werden kann. Aus den hochgeladenen Dateien kann im Abschnitt „Auswahl der Dateianhänge“ durch Aktivierung der Checkboxen ausgewählt werden.

Beachten Sie bitte, dass diejenigen Bewerber, welche die E-Mail erhalten sollen, über die Checkboxen im Bereich „Auswahl der Empfänger“ markiert sein müssen.

Im untersten Abschnitt „Nachrichten versenden“ können Sie durch Aktivierung der Checkboxen eine „E-Mail-Bericht“ bzw. eine „Kopie“ der E-Mail „an eigene Mailadresse senden“ lassen.

Mit der Schaltfläche „E-Mails an Empfänger versenden“ versenden Sie die E-Mail an die ausgewählten Bewerber.

Vor Versand der E-Mail sollte geprüft werden, ob Anrede und Adressat korrekt sind – insbesondere falls die E-Mail an mehrere Personen versandt wird.

Nach dem Versand der E-Mail erhalten Sie eine Versandbestätigung und können die versandte E-Mail über die Schaltfläche „E-Mail-Bericht anzeigen“ als PDF-Datei abspeichern.

zurückweiter