Neuerungen

2.1 Navigation und Werkzeuge

In diesem Kapitel werden zentrale Werkzeuge und Neuerungen gegenüber dem bisherigen System FIBS 1 vorgestellt.

Nach dem Login zu FIBS 2 erfolgt die weitere Navigation stets über die Startseite. Die Startseite erreichen Sie jederzeit über „Home“ in der Menüleiste oben rechts.
Die Startseite ist wie folgt aufgebaut: (siehe Bild 2):

Im oberen Bereich der Startseite (rot umrahmt) der Startseite (rot umrahmt) können Sie zwischen Organisationen bzw. den Organisationseinheiten (OE) einer Organisation wechseln, soweit Sie Mitglied bei mehreren Organisationen bzw. OEs sind. Andernfalls entfällt die Auswahlmöglichkeit.

Im mittleren Bereich der Startseite (grün umrahmt) sehen Sie als FMA typischerweise fünf und als Dienststelle sechs Kacheln. Innerhalb jeder Kachel sind mehrere Menüpunkte angeordnet, die zu unterschiedlichen Funktionsseiten führen. Weitere Informationen hierzu folgen im nächsten Kapitel.

Im unteren Bereich der Startseite (orange umrahmt) werden Mitteilungen angezeigt. Diese werden automatisch erzeugt, wenn gewisse Fristen oder Ereignisse erreicht sind, und dienen dem Nutzer als Erinnerung. Innerhalb einer Mitteilung ist in der Regel ein Link eingebunden, der auf den betreffenden Lehrgang referenziert.

Das wichtigste Werkzeug von FIBS 2, das Ihnen an vielen Stellen begegnen wird, sind Listen. Die Listen haben strukturell stets den gleichen Aufbau:

Im oberen Bereich der Liste (rot umrandet) sind die Überschriften der einzelnen Spalten angezeigt. Die grünen Pfeile neben jeder Überschrift erlauben das Sortieren in auf- bzw. absteigender Reihenfolge.

Im mittleren Bereich der Liste (grün umrandet) sind Filterfelder angeordnet. Durch Eingabe einzelner Begriffe in ein oder mehrere Filterfelder können Sie innerhalb dieser Spalte gezielt suchen. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter oder durch Klicken auf die Schaltfläche „Ergebnisse einschränken“.

Im unteren Bereich der Liste (orange umrandet) befinden sich die eigentlichen Listeneinträge. Bei einigen Tabellen sind zu einem Datensatz (Zeile) auch Aktionen möglich. Diese Aktionen sind in der letzten Spalte der Liste zu finden. Grundsätzlich gibt es die Möglichkeit einen Datensatz zu bearbeiten ..., zu löschen ... oder Details aufzurufen ....

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2.2 Kacheln und Menüpunkte

In diesem Unterkapitel werden nur diejenigen Kacheln und Menüpunkte erläutert, welche im Rahmen der Bearbeitung von Lehrgangsdaten als FMA bzw. der FMA-Lehrgänge als Dienststelle benötigt werden. Informationen zu weiteren Kacheln und Menüpunkten erhalten Sie in den beiden Selbstlernkursen „FIBS 2 Organisationsverwaltung“ bzw. „FIBS 2 Lehrgangsverwaltung“.

Kacheln und Menüpunkte werden Ihnen nur angezeigt insofern Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Daher sehen Sie unter Umständen nicht alle in den folgenden Abbildungen dargestellten Menüpunkte auf Ihrer Startseite.

  • Menüpunkt „Eigene Bewerbungen“ (nur sichtbar für FMAs)
  • Hier können FMAs Lehrgänge erfassen und zur Genehmigung einreichen, sowie abgelehnte Lehrgänge überarbeiten.

  • Menüpunkt „Lehrgänge genehmigen (FMA)“ (nur sichtbar für Dienststellen)
  • Hier können Dienststellen über die FMA-Lehrgänge entscheiden, d.h. diese genehmigen oder ablehnen.

  • Menüpunkt „Eigene Lehrgänge“ (sichtbar für FMAs und Dienststellen)
  • Hier können FMAs und Dienststellen eine Übersicht über eigene Lehrgänge erhalten. Darunter befinden sich auch die bereits genehmigten FMA-Lehrgänge.

  • Menüpunkt „Lehrgangsverwaltung“ (sichtbar für FMAs und Dienststellen)
  • Hier können Dienststellen alle vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Lehrgänge der Dienststelle einsehen und bearbeiten. FMAs mit erweiterten Zugriffsrechten (mehr dazu in Kapitel 3.2) können die von ihnen erstellten Lehrgänge einsehen und bearbeiten.

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  • Menüpunkt „Eigene Daten“ (sichtbar für FMAs und Dienststellen)
  • Hier können FMAs und Dienststellen die eigenen Daten (beispielsweise Zugangsdaten) anpassen.

  • Menüpunkt „Gruppen verwalten“ (nur sichtbar für Dienststellen)
  • Hier können Dienststellen die Berechtigungen von Mitgliedern Ihrer Dienststelle in FIBS 2 verwalten (mehr dazu in Kapitel 3.2).

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2.3 Datenmodell der Lehrgangsverwaltung

In FIBS 1 war ein Lehrgang bisher stets als Einzelveranstaltung ausgelegt. Ein Anbieter von sequenziell aufeinander aufbauenden Lehrgängen musste diese einzeln anlegen und über Referenzierungen im Titel oder der Beschreibung miteinander verknüpfen.

FIBS 2 arbeitet mit einem grundsätzlich anderen Datenmodell: Es bietet die Möglichkeit, mehrere zusammengehörige Veranstaltungen zu bündeln. Der zugehörige Begriff für dieses Bündel ist Maßnahme. Eine Maßnahme dient als Container und kann eine oder mehrere Lehrgangsveranstaltungen zu einer Sequenz zusammenführen. Der zugehörige Begriff für einen Lehrgang ist Veranstaltung. Die Veranstaltungen sind sozusagen Bausteine innerhalb der Container. Im Folgenden werden nach Möglichkeit zur Klarstellung nur die Begriffe Maßnahme und Veranstaltung verwendet.

Eine Sequenz aus beispielsweise zwei Veranstaltungen kann damit mit einer einzigen Maßnahme erfasst werden.

Eine Einzelveranstaltung in FIBS 1 wurde durch Eingabe mehrerer Angaben erzeugt, z. B. durch Titel, Beschreibung, Ort oder Datum. Diese Angaben werden nun sinnvoll auf Maßnahme und Veranstaltung verteilt, sodass Maßnahme und Veranstaltung unterschiedliche Beschreibungen erfassen.

Man kann dies als Etikett auf dem Container und als Etikett auf jedem Baustein verstehen: Mit der Maßnahme werden die allgemeinen und übergreifenden Daten der Sequenz erfasst, beispielsweise der Titel und die Beschreibung, die Schlagwörter, die maximale Teilnehmerzahl, ob eine Einschreibung möglich ist und die Liste aller Bewerber. Jede Veranstaltung dagegen beinhaltet alle zur Durchführung dieser Einzelveranstaltung relevanten Daten, z. B. Titel, Bemerkungen, Beginn und Ende der Veranstaltung und die Teilnehmerliste.

2.4 Eigene Daten

In FIBS 2 können Sie Ihre persönlichen Daten stets selbst auf dem aktuellen Stand halten. Neu dabei ist insbesondere die Möglichkeit, mehreren Dienststellen anzugehören.

Nach Klick auf den Menüpunkt „Eigene Daten“ in der Kachel „Nutzer“ können Sie Ihre persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Über einen Klick auf die Schaltflächen „Nutzerdaten bearbeiten“, „E-Mailadresse ändern (Nutzername)“, „Kennwort ändern“, „Bankverbindung bearbeiten“, „Dienstanschrift bearbeiten“, „Privatanschrift bearbeiten“, und „VIVA-Nummer bearbeiten“ erhalten Sie Zugang zu den zugehörigen Funktionen.

Ebenfalls können Sie bei Klick auf „Organisation ändern“ Ihre bestehende Organisationszugehörigkeit (also ihre Dienststelle) aufheben und stattdessen die Zugehörigkeit zu einer anderen Organisation beantragen. Über „Organisation hinzufügen“ können Sie Ihre bestehende Organisationszugehörigkeit um die Zugehörigkeit zu einer weiteren Organisation ergänzen. Hier muss auch die Stammschule ausgewählt werden.

Wichtig: Mit dem Klick auf „Löschen“ und nachfolgender Bestätigung entfernen Sie Ihre Organisationszugehörigkeit und verlieren damit sämtliche Berechtigungen in der gelöschten Organisation.