Überblick

Einleitung

In diesem Kapitel lernen Sie die verschiedenen Möglichkeiten zur Neuanlage von Lehrkräften kennen. In ASV werden Lehrkräfte und die zugehörigen Daten in der Regel aus ASD abgeholt. Des Weiteren gibt es aber auch die Möglichkeit, diese aus externen Schulverwaltungsprogrammen zu importieren. Die Daten der Lehrkräfte müssen durch Abgleich mit den in ASD hinterlegten VIVA-Daten (Personalverwaltungssystem) aktuell gehalten werden. Zur Planung des neuen Schuljahres ist es bei einigen Schularten notwendig, Lehrkräfte ohne Kenntnis des Namens anzulegen. Auch der Tausch des kompletten Unterrichts von Lehrkräften ist möglich. Diese Funktionen werden im folgenden Kapitel beschrieben.

Eine wichtige Komponente bei Lehrkräften ist die Personenkennzahl (PKZ). Diese wird durch das Bayerische Staatsministerium für Unterricht und Kultus für jede Lehrkraft eindeutig vergeben (im Gegensatz zur VIVA-Nummer, hier kann bei mehreren Dienstverhältnissen ggf. eine Lehrkraft mehrere VIVA-Nummern haben). Deshalb ist auf eine korrekte Führung der PKZ zu achten.

Die PKZ besteht aus

  • 2 Unterscheidungsziffern
  • 6 Ziffern für das Geburtsdatum, im Format TTMMJJ
  • 1 Prüfziffer
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Lehrkräfte importieren

In diesem Kapitel geht es um die Neuanlage von Lehrkräften in der lokalen ASV-Installation einer Schule. Sie lernen verschiedene Möglichkeiten zum Import der Datensätze kennen.

Nur für Grund- und Mittelschulen:

Zum Schuljahreswechsel werden die Daten von Lehrkräften zwischen Schulamt und Schulen abgeglichen. Dazu besteht in ASV die Möglichkeit, diese aus dem SVS-Portal über eine Abgleichdatei - die sogenannte ABGV-Datei - zu importieren.

Das Vorgehen ist mit dem zuständigen Schulamt abzustimmen. Die Schulen können diese Datei im SVS-Portal erzeugen, nachdem das Schulamt die entsprechenden Personaldaten freigeschaltet hat. Dies ist ein einfacher Weg, schnell alle neuen Merkmale der Lehrkräfte nach ASV zu übernehmen. Auch neu zugewiesene Lehrkräfte lassen sich so leicht in ASV einbuchen. Die erhaltenen Datensätze müssen aber überprüft bzw. nachgepflegt werden. Alternativ ist auch ein rein manueller Abgleich möglich, d.h. die Schulen führen diesen Import nicht aus, sondern pflegen alle Daten einzeln per Hand ein.

Ein weiterer Weg, die Daten von Lehrkräften in ASV zu importieren, ist die Suche der Lehrkraft in ASD und die Übernahme der dort hinterlegten Merkmale.

Bitte beachten Sie bei erfolglosen Suchprozessen folgende Hinweise:

  • Kontrollieren Sie die angezeigten Daten nochmals (Tippfehler, Zahlendreher).
  • Bitte füllen Sie in der Suchmaske zunächst nur die Pflichtfelder aus, um die Treffermenge möglichst groß zu halten:
    1. Familienname
    2. Vornamen
    3. Geschlecht
    4. Geburtsdatum
  • Arbeiten Sie bei der Suche bewusst mit sogenannten Wildcards: Beispielsweise findet  Mich* alle Vornamen (insbesondere auch mehrere Vornamen), die mit Mich beginnen oder Mich enthalten.
  • Bei Namensänderungen (z.B. bei Heirat) befindet sich ggf. noch der vorhergehende Familienname im ASD-Zentralsystem. Suchen Sie daher auch nach diesem als Familienname.
  • Hinweise insbesondere zur korrekten Erfassung von Adelsprädikaten finden Sie in der Online-Dokumentation.
  • Schränken Sie erst anschließend eine eventuell große Treffermenge gezielt durch Angabe weiterer Merkmale ein. Sollten nämlich von ASD mehr als 10 Treffer gefunden werden, dürfen diese aus Gründen des Datenschutzes nicht angezeigt werden.
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VIVA Datenabgleich

Das Zentralsystem ASD bietet Daten zugewiesener Lehrkräfte zum Abgleich mit ASV an. Beim Abgleichsprozess muss von der Schulleitung (ggf. nach Rücksprache mit der zuständigen Schulaufsicht) entschieden werden, welche Änderungen nach ASV übernommen und welche nicht übernommen werden sollen. Diese Funktion steht immer nur im aktuellen Schuljahr zur Verfügung!

Eine Übernahme von Änderungsvorschlägen ohne kritische Prüfung ist insbesondere in folgenden Fällen bedenklich:

  • ASD bietet eine Lehrkraft an, die im betroffenen Schuljahr nicht an der Schule tätig ist.
  • Die UPZ einer Lehrkraft weicht nachweislich von der durch ASD angebotenen UPZ ab.
  • Abordnungen, Anrechnungen oder Funktionen unterscheiden sich nachweislich von denen, die von ASD angeboten werden.
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Dummy-Lehrkräfte anlegen

Als Dummy-Lehrkräfte werden im Folgenden Lehrkräfte bezeichnet, von denen die konkreten Personaldaten (Namen, Geschlecht, Geburtsdatum) noch nicht vorliegen, die aber trotzdem bereits als „Platzhalter“ in ASV eingepflegt werden sollen (z.B. Studienreferendar mit den Fächern Biologie und Chemie; die konkrete Person ist noch unbekannt). Typischerweise benötigen Sie Dummy-Lehrkräfte in ASV während der Planungsphase.

Klicken Sie im Modul Lehrkräfte auf das Symbol Neuen Datensatz hinzufügen. (Bild 1)

Es öffnet sich der Dialog Lehrkräfte - PKZ Anforderung zur Suche bzw. Neuanlage von Lehrkräften im Zentralsystem. Legen Sie nun auf keinen Fall einen neuen Datensatz im ASD-Zentralsystem an, sondern klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen. (Bild 2)

Anschließend müssen Sie die Plichtfelder mit Daten befüllen und abspeichern. (Bild 3)

Wenn später die genaue Lehrkraft bekannt ist, kann mit dem Button PKZ anfordern der Dialog Lehrkräfte - PKZ Anforderung erneut aufgerufen und mit den nun bekannten Daten der Lehrkraft ergänzt werden.

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Lehrkräfte tauschen

Diese Funktion können Sie in der Matrix ausführen. Dort finden Sie unter Modulbezogene Funktionen die Möglichkeit,  Lehrkräfte zu tauschen (1).

Soll der komplett verplante Unterricht einer Lehrkraft (A) von einer anderen Lehrkraft (B) übernommen werden, wählt man Lehrkraft tauschen.

Bitte beachten Sie folgende Punkte:

  • Das bedeutet in diesem Beispiel, dass alle Unterrichtsstunden der Lehrkraft BUT (2) auf die Lehrkraft DUM (3) übertragen werden, egal wie viele Stunden die Lehrkraft DUM hat. Lehrkraft BUT hat keine Unterrichtsstunden mehr.             
  • Den Lehrkräftetausch kann man mit der Funktion Lehrkraft tauschen nur rückgängig machen, wenn die Lehrkraft DUM zuvor keine Unterrichtsstunden hatte, ansonsten werden wieder die gesamten Unterrichtsstunden übertragen und Lehrkraft BUT erhält alle Stunden.

Im oberen Listenfenster Lehrkraft suchen Sie die erste Lehrkraft (BUT), deren bereits eingetragener Unterricht verschoben werden soll, im unteren Bereich die zweite Lehrkraft (DUM), welche die Unterrichtsstunden bekommen soll. Sie haben auch die Möglichkeit, die Lehrkraft nicht nur in der Matrix, sondern auch im besonderen Unterricht zu tauschen (4).

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Aktivität

Zielsetzung

Sie beschäftigen sich mit der Neuaufnahme von Lehrkräften mit Hilfe verschiedener Funktionen. Zudem führen Sie einen Tausch der Lehrkräfte im Bereich des Unterrichts durch.
Für die folgenden Aktivitäten benötigen Sie die aktuelle Test- und Schulungsversion. Die Aufgaben sind auf die Schule 9317 abgestimmt, da hier die passenden Daten am ZSS hinterlegt wurden. Sie können die Aufgaben auch mit anderen Schulen der Test- und Schulungsversion durchführen, es kann hierbei allerdings vorkommen, dass Teilaufgaben nicht durchführbar sind. Sie müssen als Benutzer mit Schulleitungsrechten angemeldet sein.

 

Aufgaben

  1. Lehrkräfte anlegen
    1. Öffnen Sie das Modul Lehrkräfte.
    2. Fügen Sie einen neuen Datensatz hinzu. Bei der Abfrage in ASD können Sie folgende Daten verwenden:
      • Familienname: ASD Lehrer
      • Vorname: Christine
      • Geschlecht: W
      • Geburtsdatum: 13.05.1981
  2. Führen Sie einen XML Import für Lehrkräfte durch.
    1. Öffnen Sie das Modul Lehrkräfte.
    2. Unter Modulbezogene Funktionen erreichen Sie die Importfunktion.
    3. Öffnen Sie die im Kurs hinterlegte ABGV Datei für die Schule 9317.
    4. Teilen Sie die Lehrkraft in eine 9. Klasse für Mathematik ein.
  3. Tauschen Sie im Anschluss bitte die Lehrkraft aus Aufgabe 1 mit der Lehrkraft aus Aufgabe 2. Kontrollieren Sie das Ergebnis in der Matrix.
  4. Legen Sie eine Dummy-Lehrkraft an und setzen Sie diese Lehrkraft als Klassenleitung in einer 7. Klasse ein.
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Zusammenfassung

In diesem Kapitel haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Erfassung von Lehrkräften kennengelernt. Es wurden Ihnen ebenso die weiterführenden Mechanismen zum Datenabgleich zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen erklärt. Auch Zuweisung und Tausch von Lehrkräften bei der Unterrichtsplanung sowie das Anlegen von Dummy-Lehrkräften wurden hier kurz behandelt.

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